Pesquisa de conteúdo da caixa de correio do Exchange

A caixa de correio do Exchange é um repositório de comunicações por e-mail que muitas vezes pode conter informações comerciais confidenciais. Ela pode conter detalhes sobre transações bancárias, números de contas, cartões de crédito, cotações de propostas e muito mais. As caixas de correio são uma fonte altamente vulnerável de roubo de informações e ataques internos.

As ferramentas nativas do Exchange permitem que você procure itens como e-mails, documentos e conversas por mensagens instantâneas usando consultas com palavras-chave específicas. No entanto, esse método não é abrangente e não ajuda nos casos em que você precisa pesquisar uma informação específica nos inúmeros e-mails enviados e recebidos pela sua organização todos os dias.

O Exchange Reporter Plus oferece uma solução simples de pesquisa de conteúdo com a qual você pode criar critérios baseados em atributos, padrões ou palavras-chave. Usando vários filtros de condição, você pode restringir os resultados com rapidez e precisão. Você pode criar e programar perfis de pesquisa de conteúdo para serem gerados e enviados às partes interessadas como e quando necessário.

Para realizar pesquisas instantâneas nas caixas de correio da sua organização usando o Exchange Reporter Plus:

• Clique na guia Pesquisa de conteúdo.
• Navegue até Exchange Server → Relatórios de pesquisa de conteúdo → Perfis de conteúdo de e-mail → Pesquisa instantânea.
• Escolha uma organização do Exchange adequada no painel esquerdo.
• Selecione as Caixas de correio e as Pastas nas quais você gostaria de realizar a pesquisa.
• No campo Palavras-chave, adicione quantos filtros de condição desejar. Saiba mais.
• Clique em Salvar.

Você também pode salvar este perfil para referência futura. Basta procurar o perfil salvo no lado esquerdo da aba Pesquisa de conteúdo e clicar nele para gerar o relatório. O relatório gerado pode ser exportado em quatro formatos: CSV, HTML, PDF e XLS. Saiba mais

O Exchange Reporter Plus permite a filtragem de conteúdo de e-mail usando um ou todos os campos mencionados abaixo. Você pode criar um ou vários critérios para filtrar o conteúdo necessário.

A lista de campos que podem ser usados para configurar tais critérios são: Assunto da mensagem, Destinatário Cco, É Confirmação de leitura solicitada, Sensibilidade, Tamanho da mensagem, É Lido, ID de mensagem da Internet, Cabeçalhos de mensagens da Internet, Do destinatário, Para o destinatário, Classe da mensagem, Em resposta a, ID da conversa, Tópico da conversa, É Rascunho, É De mim, É Reenviar, É Enviar, É Associado, É Modificado, Tem Anexo, Importância, Data de recebimento da mensagem, Data de criação da mensagem, Data de envio da mensagem e Corpo.

Com o recurso de pesquisa de conteúdo do Exchange Reporter Plus, você pode:

• Pesquisar várias caixas de correio: Pesquise em todas ou em caixas de correio selecionadas na sua organização do Exchange.
• Realizar pesquisas baseadas em condições: Defina várias condições para filtrar os e-mails que você precisa visualizar.
• Realizar pesquisas baseadas em padrões: Use as condições RegEx e Corresponde ao RegEx junto com frases comumente usadas para identificar e-mails com informações pessoais.
• Automatizar pesquisas: Crie perfis de pesquisa para examinar caixas de correio automaticamente em intervalos especificados.
• Implementar intervalos de pesquisa flexíveis: Escolha e modifique os intervalos de pesquisa como e quando necessário.
• Delegar permissões para técnicos: Forneça permissões de pesquisa de conteúdo apenas aos técnicos selecionados, sem elevar seus níveis de acesso.
• Visualizar conteúdo e baixar anexos: Visualize o conteúdo do e-mail em formato HTML e baixe anexos para ficar de olho neles.

Conforme exigido pelo GDPR, HIPAA, FISMA e outras políticas regulatórias e de conformidade, os usuários não estão autorizados a compartilhar números de Seguro Social, credenciais de login e outras informações pessoais por e-mail. Infelizmente, nem sempre é esse o caso.

A vantagem de ter um recurso de pesquisa de conteúdo é que você pode rastrear facilmente o vazamento de informações confidenciais e ficar de olho em possíveis invasores. Você também pode garantir que os padrões de segurança e conformidade sejam atendidos por seus funcionários e manter controle regular sobre o tipo de informação que está sendo transferida por meio de caixas de correio de vários funcionários.