As equipes jurídicas desempenham um papel importante na conclusão das operações comerciais. As empresas contam com equipes jurídicas para fornecer informações importantes na maioria das atividades, desde a contratação de talentos até a construção de canais e parcerias estratégicas e fechamento de vendas.
Com muitas tarefas importantes que dependem delas, as equipes jurídicas não podem se dar ao luxo de atrasar as operações de negócio em função da má utilização de recursos ou do gerenciamento lento de solicitações jurídicas. Contratos, acordos de confidencialidade (NDAs) ou memorandos de entendimento (MOUs) atrasados podem derrubar planos de negócios elaborados e resultar em perda de receita de renovação, ações judiciais e ciclos de vendas ineficientes.
Ao adotar uma plataforma unificada de gerenciamento de serviços, as equipes jurídicas podem construir um processo eficaz que as ajuda a acompanhar o restante do negócio.
Desafios comuns que afetam as equipes jurídicas:
1. Gerenciamento não centralizado de solicitações
Desde logs de pedidos usando e-mails e chamadas telefônicas até o armazenamento de documentos e contratos importantes em vários dispositivos, as equipes jurídicas não contam com um portal central para monitorar e gerenciar os pedidos recebidos e recursos críticos. O rastreamento de solicitações jurídicas com uma plataforma de gerenciamento de serviços eficaz oferece visibilidade à sua equipe jurídica sobre todas as suas solicitações legais e agiliza a prestação de serviços, enquanto mantém um repositório central de todas as solicitações jurídicas, incluindo detalhes sobre quem as tratou.
2. Fluxo de processo lento e fluxos de trabalho ineficientes
Com diversas solicitações de revisão, marcação e assinatura, gerenciá-las usando uma ferramenta legada ou caixas de e-mail pode ser impossível, aumentando a chance de perda de documentos legais importantes. A falta de clareza sobre como as diferentes solicitações precisam ser tratadas leva a atrasos evitáveis e uso ineficaz de recursos, além de custar dinheiro à empresa. Utilizando fluxos de trabalho simples e formulários de solicitação, as equipes jurídicas podem dar vida aos manuais e garantir que cada solicitação jurídica realizada seja tratada adequadamente, atribuída ao assessor jurídico relevante e siga um conjunto definido de etapas para levar cada solicitação jurídica até sua conclusão.
3. Falta de governança e gerenciamento de informações confidenciais
Os documentos legais contêm informações importantes e sensíveis que servem de base para todas as parcerias que uma empresa constrói e, dessa forma, esses dados são privilegiados. As equipes jurídicas precisam assegurar que apenas as pessoas relevantes tenham acesso a estas informações e que os documentos legais não sejam modificados sem permissão autorizada e documentação apropriada. Isso pode ser reduzido ao definir funções para os membros da equipe jurídica e fornecer acesso adequado para visualização e edição de recursos jurídicos críticos.
4. Implementação e gerenciamento de mudanças de políticas jurídicas em grande escala
As políticas jurídicas precisam ser atualizadas constantemente para serem relevantes com o ambiente de negócios em constante mudança. Políticas importantes, como leis de dados atualizadas ou leis trabalhistas implementadas pelos governos, precisam ser cumpridas para a continuidade das operações de negócio. Sob essas circunstâncias, as equipes jurídicas precisam atualizar as minutas de políticas e assegurar que as principais partes interessadas, departamentos e verticais de negócios estejam plenamente cientes das mudanças. Os sistemas legados não estão devidamente preparados para gerenciar essas mudanças em grande escala de maneira eficaz, colocando sua empresa em risco de descumprimento das políticas. Um processo de habilitação de mudanças otimizado pode ajudar as equipes jurídicas a planejar e implementar mudanças nas políticas com um cenário claro das tarefas que precisam ser realizadas e delegá-las às equipes apropriadas.
5. Falta de visibilidade das principais métricas
Sem um repositório centralizado de solicitações jurídicas e seus registros, é impossível que as equipes jurídicas acompanhem o desempenho e identifiquem lacunas nos seus modelos de prestação de serviços atuais. As equipes jurídicas ficam pesquisando diversas caixas de e-mail manualmente para rastrear métricas importantes, como tempo de entrega de serviços, falha na entrega de serviços e número de revisões para mensurar o desempenho.
Rastrear e medir as principais métricas é fundamental para agilizar e otimizar fluxos de trabalho visando acelerar a prestação de serviços jurídicos e apoiar as funções de negócios que exigem esses documentos de uma maneira eficaz.
O que você pode fazer com o ServiceDesk Plus?
Registre todas as suas solicitações legais e contratos em um local central
Mantenha uma única fonte da verdade para todas as suas solicitações de serviços, documentos e contratos jurídicos.
Crie fluxos de trabalho de processos poderosos para agilizar o atendimento de solicitações legais
Estabeleça procedimentos operacionais padrão para acelerar e padronizar a prestação de serviços jurídicos.
Gerencie quem tem acesso aos seus documentos e dados legais
Controle o acesso aos seus serviços e documentos jurídicos para proteger dados confidenciais.
Implemente atualizações de políticas em toda a empresa com interrupções mínimas
Planeje, gerencie e implemente mudanças de políticas em grande escala com um processo simplificado de habilitação de mudanças.
Acompanhe as métricas do seu escritório jurídico em um único local
Obtenha insights sobre o desempenho do seu service desk jurídico com relatórios e painéis.
Como você pode fazer isso com o ServiceDesk Plus?
Adote uma cultura de gerenciamento de serviços unificada e estruturada para reformular a prestação de serviços jurídicos
- Ofereça acesso fácil a todos os serviços jurídicos e artigos da base de conhecimentos aos seus usuários em um local centralizado.
- Anexe documentos às solicitações para gerenciar as reiterações com eficácia e levar os documentos legais até sua conclusão.
- Registre todas as suas solicitações judiciais em um único local central e de fácil acesso a qualquer momento, garantindo que elas não sejam perdidas por negligência. Isso também move solicitações de documentos de caixas de e-mail pessoais para um local central acessível para toda a sua equipe jurídica.
- Acompanhe e gerencie todos os seus contratos comerciais, de fornecedores e clientes em um único local com notificações que alertam o service desk jurídico quando os contratos estão próximos do vencimento.
- Dedique tempo aos seus advogados automatizando tarefas triviais, como atribuição de solicitações, notificação das principais partes interessadas e gerenciamento de tickets de Nível 1, transferindo-os para a Zia, nosso assistente virtual de IA.
Utilize fluxos de trabalho avançados e completos para padronizar a prestação de serviços jurídicos
- Estabeleça procedimentos operacionais padrão para diferentes tipos de solicitações jurídicas, criando ciclos de vida de solicitação ponta a ponta em uma tela visual com ações simples do tipo “arrastar e soltar”.
- Dê vida aos seus manuais com fluxos de trabalho exclusivos que orientam seus advogados com botões acionáveis disponíveis no ticket com base em vários parâmetros de solicitação quando condições configuráveis são atendidas.
Adapte seu service desk jurídico às suas necessidades comerciais específicas com personalizações de última milha
- Crie categorias, subcategorias e itens personalizados para segregar suas solicitações jurídicas e utilize esses parâmetros para encaminhar tickets para advogados relevantes ou grupos jurídicos especializados.
- Colete informações relevantes sobre contratos e documentos legais durante o envio da solicitação com modelos personalizados dinâmicos alimentados por regras de campo e formulário.
- Crie personalizações complexas baseadas em código para executar diversas automações exclusivas para seus requisitos de negócios no ambiente de desenvolvimento integrado do ServiceDesk Plus.
Estabeleça controle sobre informações confidenciais com uma boa governança
- Melhore a governança do service desk jurídico, fornecendo acesso a usuários ou grupos de usuários conforme necessário. Isso garante que usuários não autorizados não tenham acesso ao seu portal de service desk jurídico nem aos seus recursos.
- Gerencie privilégios de usuários com funções que definem o nível de acesso que cada membro da equipe jurídica tem no seu service desk jurídico.
- Rastreie todas as ações que foram executadas em cada um dos seus tickets legais para uma melhor prestação de contas e identifique o ponto de modificação diretamente no ticket.
- Proteja as informações pessoalmente identificáveis dos seus clientes, fornecedores e funcionários com campos de modelo criptografados que garantem que os dados não caiam nas mãos erradas.
Revise as mudanças nas políticas legais de toda a empresa com uma prática estruturada de habilitação de mudanças
- Utilize um processo de habilitação de mudanças em oito etapas com tipos de mudanças, funções, status e modelos configuráveis para gerenciar melhor as mudanças nas políticas em grande escala.
- Crie planos de impacto, implementação e restauração, bem como listas de verificação de implementação. Delegue tarefas às equipes relevantes e rastreie o progresso da implementação no ticket de mudança.
- Crie fluxos de trabalho de mudanças personalizados para automatizar diversas operações, como aprovações ou notificações, e estabeleça procedimentos operacionais padrão para mudanças de políticas legais.
- Configure conselhos consultivos de mudanças personalizados com as principais partes interessadas para assegurar que as aprovações corretas sejam recebidas antes que mudanças importantes avancem.
Entenda o desempenho do seu service desk jurídico com relatórios completos
- Aproveite o poderoso módulo de relatórios do ServiceDesk Plus, que é oferecido com relatórios prontos para uso, mostra as principais métricas e inclui um assistente intuitivo de criação de relatórios personalizados que ajuda sua equipe jurídica a coletar métricas específicas.
- Crie painéis visuais personalizados para ajudar seus supervisores a obter informações importantes rapidamente e acompanhar os números de desempenho em tempo real.
- Programe relatórios que são enviados automaticamente às principais partes interessadas para acompanhar o desempenho do service desk jurídico periodicamente.
Nosso compromisso com a privacidade e segurança
A Zoho Corporation tem a certificação ISO 27001 (Sistema de Gestão de Segurança da Informação), ISO 27017 (Controles de Segurança para Serviços em Nuvem) e ISO 27018 (Proteção de Informações Pessoalmente Identificáveis) e cumpre a certificação SOC 2 Tipo II (Segurança, Confidencialidade, Integridade de Processamento, Disponibilidade e Privacidade).
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Tanto a versão na nuvem quanto no local do ServiceDesk Plus são compatíveis com a HIPAA como Associado de Negócios (Business Associate). A Zoho, a qual é uma divisão da ManageEngine, atende clientes que cumprem a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro Saúde (HIPAA). A responsabilidade da Zoho é a de “Associado de Negócios”, conforme definida na HIPAA.
