Seis práticas recomendadas para um gerenciamento coerente de ativos de hardware de TI

As empresas utilizam um amplo espectro de ativos de hardware (incluindo os de TI e não TI), os componentes associados e consumíveis. Eles podem variar de ativos como laptops a datacenters com vários servidores, redes, roteadores e switches. Quando as equipes de TI se baseiam em ferramentas e planilhas legadas, os detalhes dos ativos de hardware de TI podem ficar dispersos, exigindo esforço manual para mantê-los atualizados, além de levar a inconsistências e silos de dados.

Nas grandes organizações e em modelos de trabalho híbridos, os ativos de hardware de TI já não estão mais confinados às fronteiras corporativas tradicionais, visto que estão distribuídos por regiões geográficas e podem estender-se para além da rede corporativa. Neste cenário, os mecanismos manuais impedem as equipes de TI de coletar informações precisas. Além disso, as equipes podem não conseguir identificar os diversos ativos de hardware de TI de uma só vez, atrasando os esforços de inventário.

Considerando esta complexidade, as empresas podem utilizar os seguintes métodos de descoberta multimodal para automatizar e assegurar a coleta de informações completas:

• Varreduras baseadas em agentes
• Varreduras de domínios
• Varreduras de redes
• Varreduras de ativos distribuídos
• Varreduras de códigos de barras e QR codes
• Varreduras de identificação por radiofrequência (RFID)
• Uma integração com o Microsoft Configuration Manager, anteriormente conhecido como Microsoft System Center Configuration Manager

Com a descoberta automatizada, as equipes de TI podem economizar tempo e esforço, permitindo-lhes mudar seu foco para tarefas de missão crítica. Adicionalmente, ao aproveitar a descoberta multimodal, as empresas podem harmonizar vários métodos de varredura entre si. Elas podem capturar detalhes de ativos de hardware de TI dentro e fora da rede corporativa. Ao fazer isso, as empresas podem inventariar extensivamente os ativos de hardware de TI e gerenciá-los a partir de um console central, minimizando assim as “ilhas de dados”.

Com todos os ativos de TI identificados e contabilizados, o próximo desafio que as equipes de TI enfrentam é gerenciar os ativos de TI disponíveis, da compra ao descarte, visando otimizar seu uso ao longo dessa jornada para obter um retorno sobre o investimento (ROI) máximo. Nas grandes organizações com infraestruturas complexas onde vários tipos de ativos de TI são tratados, é importante documentar o ciclo de vida ideal de cada tipo de ativo e colocá-lo em prática de maneira generalizada para garantir uma melhor utilização.

Uma empresa pode padronizar suas estratégias de gerenciamento de ativos em toda a empresa com soluções de ciclos de vida dos ativos customizadas. Com elas, é possível documentar processos exclusivos para vários tipos de produtos, garantindo a consistência ao longo de toda a jornada. Construtores de fluxo de trabalho visual sem código podem ser utilizados para controlar a jornada por meio de status de ativos sequenciais. Além disso, uma empresa pode automatizar várias ações, tais como:

• Coletar informações relevantes, como os usuários, sites e departamentos associados, e muito mais, ao longo do ciclo de vida do ativo.
• Manter as partes interessadas corretas informadas com notificações contextuais sobre a alocação de ativos.
• Executar funções customizadas para atualizar o status de um ativo em ferramentas de monitoramento de rede quando o ativo passa para um status específico.

Portanto, as empresas podem orientar as equipes de TI a realizar as ações corretas, garantindo o cumprimento dos processos e a minimização de desvios. Dessa forma, as empresas conseguem otimizar o uso dos ativos e reduzir os custos de TI.

Quando as empresas gerenciam dezenas de ativos de hardware de TI em regiões geográficas e espaços de trabalho híbridos, podem ter dificuldades em rastrear informações críticas. Hardware e firmware desatualizados, versões obsoletas de sistemas operacionais e software, vulnerabilidades existentes conhecidas, configurações padrões ruins, ausência de criptografia, dispositivos roubados, riscos na cadeia de suprimentos e mecanismos de monitoramento inadequados muitas vezes atormentam as equipes de TI, aumentando os vetores de ameaças à segurança.

Além disso, o cenário de TI de uma organização pode estar repleto de ativos de hardware de TI não verificados, não contabilizados, fantasmas e zumbis, aumentando assim a possibilidade de ameaças à segurança, bem como as implicações de compliance e legais. Portanto, as equipes de TI devem defender sua fortaleza fechando as brechas de segurança.

As empresas podem estabelecer barreiras de proteção utilizando estratégias proativas para superar as vulnerabilidades de segurança. Por exemplo, ativos de TI que executam versões vulneráveis ​​de software ou sistemas operacionais podem ser identificados antecipadamente e colocados em quarentena do resto da rede ou atualizados conforme necessário. Da mesma forma, as equipes de TI podem corrigir as brechas de segurança no gerenciamento de ativos de hardware ao:

• Inventariar os ativos de hardware de TI periodicamente.
• Atualizar os patches de segurança.
• Atualizar o hardware para as versões mais recentes.
• Aproveitar configurações seguras de acordo com as melhores práticas do setor.
• Utilizar uma criptografia forte.
• Implementar controles de acesso rígidos.
• Permitir o controle remoto de dispositivos para resolver incidentes.
• Integrar-se com soluções de monitoramento para detectar comportamento anômalo.

Além disso, as equipes de TI podem acompanhar as auditorias rastreando informações essenciais como:

• Proprietário do ativo.
• Localização.
• Departamento.
• Detalhes do modelo de hardware.
• Detalhes do software instalado.
• Extensão do uso do ativo.
• Permissões de acesso.
• Status do ativo.
• Licenças associadas.

Adicionalmente, as equipes de TI podem aproveitar ao máximo a descoberta multimodal para verificar ativos de hardware de TI dentro e fora da rede, rastreando suas presenças físicas para combater ativos desaparecidos, fantasmas e zumbis. As equipes de TI também podem se aprofundar nos produtos em fim de vida para preencher as brechas de segurança.

As empresas frequentemente realizam várias operações de serviço para maximizar o seu tempo de atividade (uptime). Por um lado, elas poderiam resolver grandes incidentes de disponibilidade rastreando a utilização da CPU, a capacidade de armazenamento e as configurações de rede. Por outro, poderiam atualizar seus servidores periodicamente para resolver esses incidentes. Sem uma visão panorâmica da sua TI, as empresas podem realizar ações conflitantes, aumentando os riscos de negócio e o tempo de inatividade. Além disso, elas podem não conseguir discernir a causa raiz dos problemas, levando a experiências de serviço insatisfatórias.

Decisões bem fundamentadas são facilitadas pela análise das dependências subjacentes. Adicionalmente, as operações de serviço com integrações avançadas podem ser habilitadas a partir de um console central. Para possibilitar que as empresas se aprofundem, mapas de dependências devem fornecer informações contextuais relevantes, incluindo:

• Serviços críticos para os negócios.
• Itens de configuração (ICs) que sustentam esses serviços.
• As equipes críticas envolvidas nos negócios.
• As operações de serviço associadas, como incidentes, serviços, problemas, mudanças e versões.
• Programações das paralisações.

As empresas devem certificar-se de marcar os ativos críticos como ICs e personalizar os relacionamentos dos ativos para atender aos seus requisitos. Além disso, elas devem criar um ecossistema de TI harmonioso, aproveitando as integrações com aplicações nativas e externas que suportam:

• Gerenciamento de terminais.
• Monitoramento de rede.
• ITOps.
• Gerenciamento de acesso.
• Suporte remoto.

Com essas integrações, as organizações podem realizar várias ações envolvendo os ativos de hardware de TI, como monitorar dispositivos de rede e agendar atualizações.

Quando as empresas gerenciam compras de ativos usando e-mails e planilhas, analisar os volumes de dados torna-se uma tarefa assustadora. Isso pode resultar em estimativas de custos incorretas, excesso de ativos de hardware de TI e alocação incorreta de recursos críticos. Além disso, os detalhes dos custos operacionais incorridos para reparar e manter os ativos de hardware de TI podem estar dispersos, inflacionando o custo total de propriedade.

A falta de clareza sobre os custos de depreciação pode resultar em um planeamento ineficaz dos orçamentos de TI. Adicionalmente, com vários centros de custos em toda a empresa, compras não coordenadas de ativos de hardware de TI muitas vezes deixa os gastos de TI fora de controle.

As empresas devem utilizar um console central para rastrear seus detalhes financeiros e controlar sua cadeia de suprimentos para gerenciar as compras e contratos de ativos. Elas podem gerenciar as compras de ativos de hardware de TI:

• Projetando fluxos de trabalho de aprovação multicamadas.
• Rastreando as faturas e detalhes de pagamento.
• Comunicando-se com os fornecedores e mantendo as partes interessadas informadas.
• Registrando as compras nos departamentos e locais.
• Oferecendo suporte a várias moedas de fornecedores.

As empresas também devem capturar os detalhes dos contratos associados aos ativos de hardware de TI para assegurar uma melhor manutenção e prolongar a vida útil dos ativos. Elas podem rastrear informações como:

• Fornecedores contratados.
• Duração dos contratos.
• Renovações.
• Relações entre contratos.
• Ativos e locais associados.
• Custo total dos contratos.
• Uso dos contratos.
• Comunicação com as partes interessadas.

Além disso, as empresas devem otimizar seus gastos de TI rastreando detalhes financeiros como:

• Custo da compra.
• Custo da operação.
• Custo de depreciação.
• Custo total de propriedade.

Adicionalmente, ao emprestar ativos existentes aos usuários e rastrear detalhes do estoque de ativos, as empresas podem otimizar o uso de ativos e, portanto, a aquisição de ativos de hardware de TI.

Os dados discordantes gerados por ferramentas legadas podem ocultar imperfeições nas práticas de gerenciamento de ativos de hardware de TI em toda a empresa. Por exemplo, as equipes de TI podem não capturar o tempo médio entre falhas consecutivas de ativos de hardware de TI. Quando esses ativos de hardware de TI defeituosos são utilizados nas operações de serviço sem uma análise retrospectiva, incidentes repetidos podem resultar em experiências insatisfatórias. Portanto, as equipes de TI precisam aprofundar-se para corrigir os elos fracos em toda a empresa.

As empresas podem aproveitar as análises avançadas utilizando IA, painéis em tempo real e relatórios detalhados que consolidam métricas de toda a empresa em um local central. Elas precisam monitorar métricas relacionadas ao inventário de ativos, à integridade dos ativos, ao gerenciamento da cadeia de suprimentos e aos detalhes financeiros para obter uma visão global da situação do gerenciamento de ativos de hardware de TI. Aqui estão alguns aspectos que as empresas devem observar:

I. Gerenciamento de compras

• Compras por local, centro de custos, categoria, status, e muito mais
• Detalhes de compras atrasadas
• Prazo de entrega dos fornecedores
• Resumos de compras

II. Gerenciamento de contratos

• Contratos por tipo, fornecedor, local e muito mais
• Resumos de contratos
• Contratos próximos do vencimento

III. Gerenciamento de inventário

• Distribuição de ativos por local, região, tipo de produto, e muito mais
• Status dos ativos
• Ativos sob contratos
• Ativos em manutenção
• Vencimentos de empréstimos de ativos

IV. Métricas operacionais

• Tempo médio de reparo
• Tempo médio entre falhas
• Tempo médio até a falha
• Eficiência geral dos equipamentos

V. Gerenciamento da conformidade

• Estações de trabalho auditadas e não auditadas
• Cumprimento das licenças

Além disso, as empresas podem ver essas métricas com representações gráficas para discernir informações críticas rapidamente e tomar decisões bem fundamentadas. Ao aproveitar as capacidades avançadas da IA, as empresas podem prever tendências com base na análise de dados anteriores para tomar decisões estratégicas. As equipes de TI também podem ter flexibilidade para gerar relatórios customizados para rastrear KPIs que atendam às suas necessidades.

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Biografia da autora:

Nisha Ravi é uma entusiasta de ITSM ávida por aprender as melhores práticas de gerenciamento de serviços e os avanços tecnológicos mais recentes. Como especialista do produto ManageEngine ServiceDesk Plus, Nisha trabalha no desenvolvimento de artigos e blogs que ajudam as equipes de entrega de serviços de TI a enfrentar desafios específicos de TI e do seu gerenciamento de serviços. Ela também apresenta sessões de educação de usuários na série ServiceDesk Plus Masterclass. Renomada vocalista de Carnatic, Nisha também se interessa por tênis de mesa e filmes de suspense policial.