IT-aktivadministration

Uden en solid plan og en strømlinet proces er det vanskeligt at spore og styre al din hardware, software, virtuelle og ikke-IT-aktiver fra ét sted. Derfor er implementering af en IT-aktivadministration (ITAM)-proces det rigtige at gøre. Det giver dig også masser af fordele. Det kan hjælpe dig med at nedbringe ekstra vedligeholdelsesomkostninger, bruge licenser optimalt, reducere antallet af uudnyttede aktiver og sikkerhedsrisici, klarlægge revisioner, øge effektiviteten af andre ITIL-processer, træffe effektive købsbeslutninger , formulere præcise budgetter og meget mere. Disse syv bedste praksisser inden for IT-aktivadministration hjælper dig med at overvinde ITAM-udfordringer, høste maksimale fordele og revolutionere den måde, du administrerer dine IT-aktiver på.

En ITAM-proces hjælper dig

Mål for ITAM-processen

• Kvantificer den samlede værdi af ubrugte hardware- og softwareapplikationer. Dette hjælper med at optimere anvendelsen af aktiver og reducere ekstra vedligeholdelsesomkostninger.
• Identificer stjålne hardware- og softwareapplikationer. Ifølge Gartnerstjæles cirka fem procent af aktiverne årligt. For at minimere tabene på grund af tyveri skal du være i stand til at identificere og udskifte de stjålne komponenter så hurtigt som muligt.
• Planlæg for fremtiden. Du kan vurdere den negative indvirkning af aldrende hardware på IT og undgå hidtil usete tab. Dette hjælper dig med at tage beslutninger om nye køb af aktiver og bortskaffe eller reparere forældet udstyr.

ITAM tilbyder firdoblet fordel til din IT

• Tilbyder synlighed ved at give et dybtgående overblik over dit IT-miljø. Det spiller en vigtig rolle i at hjælpe en organisation med at definere og kontrollere dens IT-infrastruktur fra bunden af.
• Tilbyder support til andre ITIL-processer ved at give nøjagtige oplysninger om de aktiver, der er berørt på grund af en hændelse, et problem eller en ændring. Det hjælper med at identificere virkningen af hændelser og udføre en rodårsanalyse.
• Hjælper din organisation med at holde sig kompatibel, klar til revisioner og reducere juridiske og sikkerhedsrisici.
• Reducerer uønsket IT-forbrug ved at optimere aktivanvendelse og kontrollere køb af IT-aktiver.

Tre interessante historier om ITAM

Lad os se på tre interessante historier om ITAM.

Første brugssag:

Den første historie fortæller, hvordan ITAM hjalp med at begrænse IT-udgifter. En stor medicinsk institution i Californien ønskede at konsolidere sine IT-aktiver, der var spredt, med licenser, der lå ubrugte og med flere andre problemer. Virksomheden ønskede svar på følgende:

• Bruger virksomheden alle de licenser, den havde?
• Bruger virksomheden servere, som den ikke var klar over?
• Vedligeholder virksomheden ubrugt hardware?

Virksomhedens mål var at skære ned på uønsket vedligeholdelse af aktiver, reducere licensafgifter og optimere brugen af eksisterende licenser. Svar på disse spørgsmål hjalp virksomheden med at spare tre millioner dollars på kun tre år.

Anden brugssag:

Den anden historie handler om, hvad der kan ske, når du ikke har en effektiv ITAM på plads. Justitsministeriet i London mistede følsomme data om fanger og blev idømt bøder på 180.000 euro. Fængselsmyndighederne havde undladt at aktivere krypteringsmekanismen på deres harddiske. De havde heller ikke et ordentligt system til at spore og vedligeholde hardwareaktive og risikere sikkerheden for følsomme data.

Anden brugssag:

Den tredje historie fortæller om, hvordan en effektiv ITAM-proces reddede dagen for Marriott. Hotellet blev ødelagt fuldstændigt i angrebene den 11. september, ligesom dets vigtigste server, der havde følsomme klient- og personaldata. En organisation ved navn Tangram blev ansat for at gendanne de mistede data. Tangram var let i stand til at få de originale serverkonfigurationsdetaljer gennem et inventarværktøj, som Marriott allerede brugte. En sikkerhedskopieringsserver blev hurtigt kopieret, og dataen blev genfundet med succes.

1. Opbyg dit inventar ved hjælp af flere opdagelseskilder

Det vigtigste er at opdage og spore ethvert aktivt i din organisation. Lad os se på en tretrinstilgang til dette.

Det første trin er at opdage aktiverne i dit hjemmenetværk. Du kan bruge Windowsdomænet eller netværksscanning, afhængigt af de typer enheder, du ønsker at opdage og spore. Hvis dine aktiver er spredt på flere steder, skal du bruge den distribuerede aktivscanning for at få de oplysninger, du har brug for.

Det andet trin er at finde aktiver uden for dit hjemmenetværk. Det er her agentbaserede scanninger er nyttige. Du skal implementere agenter på dine arbejdsstationer for at scanne maskininformation og sende informationen tilbage til din centrale server. Ved efterfølgende scanninger scanner agenten dine aktiver for ændringer og sender kun de differentielle data til ServiceDesk Plus-databasen, hvilket reducerer byrden på ServiceDesk Plus-serveren og dit netværk.

Det tredje trin er at sikre, at dine mobile aktiver også spores. Til at begynde med har du muligvis ikke en politik med Bring Your Own Device på plads, men du kan altid starte med at bede brugerne om at registrere deres personlige enheder til MDM-sporing. Disse personlige enheder er til og fra hjemmenetværket og kræver derfor dynamiske opdagelsesteknikker.

En fordel ved at bruge MDM er, at det reducerer de skadelige virkninger af skygge-IT.

Der er altid et dilemma mellem at vælge agentbaseret og agentfrie opdagelsesteknikker. Det anbefales at bruge en kombination af begge for at opnå de bedste resultater.

Den agentbaserede opdagelsesteknik:

• Tilbyder synlighed ved at give et dybtgående overblik over dit IT-miljø. Det spiller en vigtig rolle i at hjælpe en organisation med at definere og kontrollere dens IT-infrastruktur fra bunden af.
• Tilbyder support til andre ITIL-processer ved at give nøjagtige oplysninger om de aktiver, der er berørt på grund af en hændelse, et problem eller en ændring. Det hjælper med at identificere virkningen af hændelser og udføre en rodårsanalyse.
• Hjælper din organisation med at forblive kompatibel, gøre klar til revisioner og reducere juridiske og sikkerhedsrisici.
• Reducerer uønsket IT-forbrug ved at optimere aktivanvendelse og kontrollere køb af IT-aktiver.
• Kan bruges til selektivt at scanne individuelle arbejdsstationer, der har gennemgået en ændring.

Den agentløse opdagelsesteknik:

• Er en let, ikke-invasiv metode, fordi godkendelse ikke er påkrævet.
• Kræver meget minimal implementeringstid.
• Ingen ekstra omkostninger til installation, vedligeholdelse eller opgraderinger.
• Kræver, at alle enheder er på netværket og tændt.

Det er vigtigt, at du ved alt om dine aktiver. Du skal fange så meget aktivinformation som muligt for at hjælpe dig med danne grundlag for kritiske beslutninger senere. Her er nogle grundlæggende hardware- og softwareparametre, som du skal spore.

For let at få adgang til aktiver uden kedelig søgning skal du typisk klassificere dem under tre sektioner, som afbildet nedenfor.

2. Spor den komplette livscyklus af aktiver

Organisationen har deres unikke indkøb, vedligeholdelse og bortskaffelse af aktiver. Du skal indramme et aktivs livscyklus for at dække alle faser af et aktiv i din organisation. Hver aktivstadie kan have en eller flere tilstande tilknyttet den.

I ovenstående diagram anmodes et aktiv oprindeligt om af en afdeling eller en bruger. Derefter indgives en købsanmodning og sendes til godkendelse. Efter godkendelse af købsanmodningen anskaffes og installeres dette aktiv i IT-miljøet. Aktivet tages derefter i brug ved at kortlægge det til en bruger. Hvis aktivet skal repareres eller ikke i øjeblikket er i brug, placeres det på lager. Til slut, skal der, hvis aktivet er udløbet eller afskrevet, træffes beslutning om enten at bortskaffe eller genbruge aktivet.

En anden vigtig opgave er at spore aktivtilstande omhyggeligt, fordi de er dynamiske. For eksempel kan en arbejdsstation bruges i et par dage og derefter opbevares i opbevaring, indtil det næste behov opstår. Derfor er det vigtigt, at du periodisk opdaterer dine aktivtilstande og holder dig ajour.

Fremskridt inden for teknologi har gavnet os med aktivmærkningskoncepter som stregkoder, RFID og GPS, som forenkler sporing af aktiver. Disse aktivmærkningskoncepter hjælper med til at afstemme ejerskab, placering og konfiguration af hardwareaktiver løbende.

Lad os se på fordelene ved at spore aktiver.

Fordele ved sporing af it-aktiver:

Aktivdata bliver mere pålidelige

At have opdaterede og præcise oplysninger om dine aktiver på ethvert givet tidspunkt hjælper dig med at tage de rigtige beslutninger.

Det tilbyder skalerbarhed

Når din organisation vokser i størrelse, stiger antallet af IT-aktiver, der kræves for at understøtte din forretningsdrift. En ordentlig IT-sporingsproces hjælper dig med at spore og vedligeholde aktiver med minimal indsats, uanset hvad antallet er. Dette gør det muligt for dit helpdesk-personale at koncentrere sig om at løse problemer fremfor at spore aktiverne.

Du kan planlægge forud for enhver stigning i krav til IT-aktiver

Lad os bruge eksemplet med Walmart. I højsæsonen ansætter virksomheden midlertidigt personale til at imødekomme den ekstra efterspørgsel. Dette medfører til gengæld en stigning i krav til enheder. Virksomheden skal have et optimalt bufferlager af enheder for at drive sin virksomhed uden afbrydelse. Dette estimat af bufferbeholdningen kan kun let identificeres, hvis de eksisterende aktiver spores korrekt.

3. Administrer software og licenser ét sted

Her er nogle enkle trin for at sikre, at du forbliver softwarekompatibel.

3.1. Undersøg eksisterende software og licenser

Scan og identificer alle dine eksisterende licensoplysninger og implementeringer. Lær, hvilken type licenser, du ejer, hvornår de udløber, og om de er knyttet til kontrakter.

3.2. Vælg licenstyper, der passer til dine behov

Du har et bredt udvalg af licenstyper som volume, individuel, OEM, CAL, samtidig og evigvarende at vælge imellem. Du skal undersøge for at identificere den type eller kombination af typer, der bedst passer til din organisation, baseret på den type software, du ejer. Eksempelvis ville prøvesoftware have brug for en midlertidig licens, hvorimod kernesoftware, såsom en kodningsplatform, har brug for en evigvarende licens.

3.3. Foren licenser

Dette er den mest kedelige opgave i ITAM, fordi den involverer en stor manuel indsats. Hvis du bruger et softwareaktivadministrationsværktøj, vil du være i stand til at registrere tre vigtige detaljer: Antallet af installationer, de tilgængelige licenser og de allerede tildelte licenser. Analyse af disse data hjælper dig med at bestemme dit overholdelsesniveau for software. Gå ikke i panik, hvis antallet i første omgang ikke stemmer overens, fordi meget få organisationer kan ramme det perfekt første gang.

3.4. At sikre softwareoverholdelse ved enten at købe nye licenser eller slette eksisterende softwareapplikationer

Dette er igen en tidskrævende proces, men et nødvendigt onde. Vær ikke lidt over eller under overholdelsesniveauet, det vil enten give bøder eller øge dine samlede ejerskabsomkostninger. Det tilrådes at have realtids-dashboards til at måle og spore software-overholdelsesmetrikker.

4. Få ITAM til at arbejde sammen med andre ITIL-processer

Her er et par forudsætninger for en effektiv ITAMITSM-integration. Sørg for, at dine teknikere og slutbrugere overholder disse forudsætninger.

4.1. Sørg for at kortlægge dine arbejdsstationer til slutbrugerne

Kortlægning af dine arbejdsstationer kan hjælpe dig med effektivt at spore og styre en bestemt slutbrugers arbejdsstation til hurtig analyse. Du har også et antal arbejdsstationer, der i øjeblikket er i brug, hvilket kan hjælpe dig med at tackle svingninger under ad hoc-aktivkrav.

4.2. Opbyg en omfattende CMDB for at få en oversigt over hele din IT

En CMDB er en virtuel kopi af din organisation. CMDB understøtter også andre moduler såsom hændelser, problem, ændring og projekt. Derfor vil optimering af din CMDB også give bedre effektivitet for alle dine andre moduler.

4.3. Tilknytningen påvirker aktiver til hændelser, problemer og ændringer

At knytte aktiver til emner hjælper med nem analyse og løsning.

ITAM påvirker andre ITIL-processer som f.eks.

Hændelsesadministration

ITAM leverer nøglediagnostiske oplysninger om aktiver, der anvendes af den anmodende part. Det hjælper også teknikere med at få adgang til enhver arbejdsstation via en fjernadgangsfunktion til at løse problemer.

Problemadministration

ITAM leverer diagnostiske oplysninger til udførelse af rodårsagsanalyse.

Ændringsadministration

ITAM hjælper med at udføre IT-ændringer med minimal risiko, nedetid og påvirkning. Det giver dig også mulighed for at forstå indvirkningen af planlagte ændringer på IT på forhånd.

5. Hold øje med de metrikker, der er relevante

Generering af specifikke ITAM-rapporter kan hjælpe dig med at nå specifikke mål. Lad os se på et par af disse mål og deres tilhørende rapporter.

Dagens værktøjer giver fordelen ved at generere både indbyggede standardrapporter såvel som brugerdefinerede rapporter. Forudkonfigurerede standardrapporter kan genereres med et tryk på en knap. Dette eliminerer overflødigt arbejde og sparer meget tid, hvis du vil generere en rapport flere gange under forskellige scenarier. Rapporter kan også tilpasses ved hjælp af en interaktiv platform, når du vil.

Det er god praksis at fastlægge nøglemetrik, der betyder noget for dit dashboard. Nogle værktøjer giver dig mulighed for at tilføje genererede rapporter som dashboard-widgets. Dette sikrer, at de oplysninger, du søger, er let tilgængelige. Her er et par dashboardkomponenter, som enhver IT-aktivadministrator bør spore

• Arbejdsstationer efter operativsystem
• Softwarebrug til overvågning af sjældent brugt, ubrugt og ofte brugt software
• Detaljer om licensoverholdelse

6. Foretag selvrevisioner

Her er grunden til, at selvrevisions er vigtige. At være kompatibel og revisionsklar sikrer, at du har kontrol over din IT, og at du allerede har begrænset en masse uønskede IT-udgifter. Revisioner kan forekomme når som helst, og derfor skal du sikre dig, at du altid er revisionsklar. Foretag selvrevisioner for alle dine leverandører mindst to gange om året.

Lad os nu se på fordelene ved at udføre interne selvrevisioner

• Fungerer som et tidligt advarselssystem.
• Hjælper dig med at spare store bøder og sanktioner.
• Reducerer eksisterende afvigelser i din IT-infrastruktur.
• Hjælper dit personale med at få nok praktisk erfaring til at møde reelle revisioner uden panik.

Følg disse enkle trin til at gennemføre en problemfri revision.

6.1. Prioriter dine leverandører

Revisioner er normalt tidskrævende. Sørg for at prioritere din leverandørliste før en selvrevision, baseret på eksterne faktorer, som sandsynligheden for revision af leverandøren, leverandørprofilen og leverandøren, der har leveret størstedelen af beholdningen. Husk altid at udføre revisionen en leverandør ad gangen og uden at haste igennem tingene.

6.2. Definer revisionspolitikker

Du skal klart definere de mennesker og værktøjer, der er involveret i dine revisioner. Du skal også planlægge din revisionsudførelsesstrategi og definere omfanget af din revision.

Menneskeaspektet

Definer passende revisionsroller. Liste over afdelingsnavne og deres involvering i revisionen. Vælg dygtige mennesker fra de juridiske og tekniske afdelinger til at spille revisorens rolle. Opret også et udvalg, der repræsenterer og forsvarer organisationen.

Involverede værktøjer

Kontroller, om du har brug for at installere et tredjepartsværktøj, eller om du planlægger at bruge eksisterende værktøjer til revisionen. Nogle leverandører understøtter muligvis ikke brugen af tredjepartsværktøjer.

Planlægning

Du er også nødt til at planlægge mellem at have en hurtig overfladerevision eller en tidskrævende, dybdegående revision. Indsæt ordentlige udrulnings- og back-out-planer til at udføre revisionen.

Definering af omfanget

Nogle revisioner fokuserer muligvis blot på licensovertrædelser, mens andre måske fokuserer på at finde brugen af forbudt software. Du skal identificere specifikke parametre, der skal spores for individuelle revisioner, baseret på formålet med revisionen.

6.3. At fremme et revisionsvenligt miljø

Hold oversigt over de poster, der er relateret til køb, rettigheder og beholdning, klar og tilgængelig for revisionen. Giv din arbejdsstyrke incitamenter til at deltage i revisionen. Dette vil give dem et formål og motivation til at dykke dybt ned i at gennemføre revisionerne helhjertet. Forbered dine værktøjer til at køre rapporter om brug og overholdelse flere gange om nødvendigt.

6.4. Kom med en udbedringsplan

Revisionsresultater er mest skuffende, når der er mange uoverensstemmelser. Besvarelse af følgende spørgsmål vil hjælpe dig med at foretage de nødvendige ændringer for korrekt at definere din beholdning.

• Hvordan installerer/afinstallerer jeg software?
• Hvordan køber jeg nye licenser?
• Har jeg budget til at betale mulige bøder?

7. Forbedres løbende, fordi ITAM er en løbende opgave

For løbende at blive bedre, skal du regelmæssigt opdatere din aktivdatabase og CMDB med forskellige scanneteknikker. Du kan også automatisk planlægge scanninger for at spore ændringer i IT-aktivdatabasen. I store træk vil disse ændringer betyde tilføjelser, ændringer og sletninger til aktivdatabasen.

Du skal kontrollere for løbende forbedringer ved at oprette en tjekliste over systematiske aktiviteter, der skal udføres. Du skal også gennemgå dine ITAM-procesresultater med benchmarks for tidligere data. Dette ville være en god mulighed for at gøre status og identificere forbedringsområder.

Konklusion

De syv bedste praksisser for IT-forvaltning, der er diskuteret ovenfor, dækker de fleste aspekter af en ITAM-proces, lige fra at detektere dine aktiver og integrere ITAM med andre ITIL-processer for løbende at forbedre ITAM. Du skal identificere et værktøj, der hjælper dig med at nå dine ITAM-mål effektivt. Men dagens ITSM-marked er overbelastet med IT-værktøj til forvaltning af aktiver, hvilket gør din udvælgelsesproces mere kompliceret. Du skal holde øje med de unikke fordele og funktioner, som nogle værktøjer tilbyder for at få en fordel i forhold til dine forretnings konkurrenter.