Las organizaciones de hoy pueden tener la mejor infraestructura IT y su desempeño puede estar a la escala de la altura de lo esperado. Sin embargo, sostener el desempeño en el largo plazo es esencialmente una función de la planeación de capacidad IT. Sobre la década, la industria IT ha vivido una expansión exponencial de recursos, y es probable que siga con la misma tendencia. Los recursos consumen un gran espacio de la información exchange, así que la administración de buzón se convierte en una importante tarea para los administradores IT
Para los usuarios ocurre un dilema cuando ellos tienen que decidir que correos descartar y cuales retener. Las organizaciones por lo tanto han implementado políticas de retención que dicta cada destino de mensajes. Los administradores pueden crear políticas de retención predeterminadas para todos los ítems de correo de un buzón de Servidor Exchange; políticas específicas para carpetas predeterminadas tal como el buzón de entrada, borradores y elementos enviados, elementos borrados y correo basura; o políticas que los usuarios pueden aplicar en carpetas o elementos individuales. Adicional a esto, los administradores pueden usar las políticas de retención para agrupar una o más etiquetas de retención y aplicarlas a los buzones para hacer cumplir la configuración de retención de mensajes.
Los mensajes expiran basados en la configuración definida en las etiquetas de retención vinculadas a la política. Estas configuraciones incluyen acciones tal como archivar mensajes o borrarlos permanentemente. ManagEngine Exchange Reporter Plus provee los detalles de todas las mencionadas políticas aplicadas a los buzones en un dominio. Este muestra la hora en la cual se han creado las políticas así como su última hora de modificación.
Cuando hace click en una política, se pueden ver los detalles tales como la configuración de políticas y la acción de expiración que ocurre cuando se reconoce un mensaje expirado, edad límite de expiración y los tipos de mensajes.
Este informe muestra una representación gráfica acerca del número de buzones a los cuales se le ha aplicado cada una de las políticas de retención en un dominio. Esto nos da una idea del tipo de etiquetas de retención vinculadas a los distintos tipos de jerarquías de usuarios.
Los 'Buzones con Políticas' es un informe relacionado que muestra una lista de los grupos de buzones y las correspondientes políticas de retención. Los usuarios pueden escoger una política de retención de la lista y el informe mostrará todos los buzones asociados con esa política particular.
Los informes de políticas de retención de Exchange Reporter Plus dan soporte a todas las versiones de los servidores Exchange, a saber, 2003, 2007, y 2013; además, pueden ser exportados en formatos csv, xls, pdf, o html.