La nature physique du lieu de travail a un impact direct sur la productivité du personnel. S'il incombe directement à l'équipe chargée des sites de maintenir un lieu de travail sans risque et efficace, celle-ci dispose rarement des bons outils pour le faire. Beaucoup d'équipes fonctionnent encore avec des feuilles de calcul ou des outils internes qui ne les aident pas à gérer leurs défis quotidiens. Les équipes chargées des sites devraient abandonner leurs outils existants (comme les feuilles de calcul et les processus sur papier) au profit de plateformes de services unifiées, de manière à prendre en compte le paradigme actuel du lieu de travail, qui met l'accent sur l'expérience et l'implication des salariés.
Les équipes de gestion des sites ont souvent besoin de surmonter les défis suivants :
L'absence de référentiel central pour les actifs
Des solutions pour surveiller les actifs de bout en bout sont requises pour les équipes chargées des sites. Une solution dédiée est un moyen efficace d'acheter, de stocker, d'exploiter, d'entretenir et de mettre hors service des actifs. Des registres précis avec des informations détaillées sur leurs actifs sont donc nécessaires. Par exemple, le fait de ne pas disposer d'un programme d'entretien ou d'un dossier de maintenance pour le système de chauffage, de ventilation et de climatisation d'un bâtiment peut facilement conduire à une défaillance potentielle du système.
Les difficultés à collaborer avec d'autres services
Les équipes chargées des sites ne peuvent pas travailler de manière cloisonnée, car la plupart des autres équipes comptent sur elles pour des raisons diverses. Le service des RH a besoin de leur coopération pour l'attribution des bureaux et des badges lors de l'intégration de nouveaux salariés, le service informatique leur demande de l'aide avec la ventilation et l'électricité pour installer une salle de serveurs, les services de marketing et de ventes requièrent une salle de réunion fonctionnelle et la majorité du personnel compte sur les équipes chargées des sites lors de l'utilisation des équipements du bâtiment. Un canal bidirectionnel efficace doit donc exister entre les équipes chargées des sites et les autres services.
Un manque de visibilité concernant les espaces des sites
Dans les grandes entreprises, il incombe aux équipes de gestion des sites de trouver de meilleures solutions pour délimiter les espaces et mieux répartir le personnel des zones de travail très fréquentées en utilisant d'autres d'emplacements du site. De plus, dans les entreprises ayant adopté des politiques de travail hybride, les équipes chargées des sites doivent prévoir et planifier une utilisation optimale des bâtiments du site sans gaspiller de ressources. En outre, de nombreuses sociétés éprouvent des difficultés à agrandir leurs espaces de bureaux de manière à correspondre à l'arrivée de nouveaux salariés, en raison d'une mauvaise vision à long terme de la gestion des espaces de travail.
La maîtrise des coûts
Un dépassement de budget est le signe d'un site d'entreprise mal géré. Par exemple, les gestionnaires de sites ont souvent besoin de négocier avec des fournisseurs et vendeurs, ainsi que d'assurer le suivi de leurs contrats, de l'historique de performance et des garanties. Ils sont également tenus de contrôler étroitement les projets sur lesquels travaillent à la fois des salariés à plein temps et des prestataires temporaires, afin de réduire le risque de coûts dépassant le budget du projet.
La prise en compte des attentes du personnel
Les équipes chargées des sites comprennent l'importance d'un lieu de travail qui stimule la productivité et inspire la culture. Ces facilitateurs d'expérience pour le personnel comprennent des demandes de services des utilisateurs sans interruption soudaine de leur travail, ou encore la configuration d'une infrastructure du lieu de travail offrant une collaboration et une communication fluides.
Qu'est-il possible de faire avec ServiceDesk Plus ?
Gérer le cycle de vie complet des actifs
Tenez des registres méticuleux concernant tous les actifs, de leur achat jusqu'à leur mise hors service
Collaborer avec d'autres services depuis une console centrale
Menez des activités inter-services, sans obstacles en termes de données ou de communication
Numériser le site et conserver les informations détaillées à portée de main
Visualisez les espaces et leurs relations pour l'ensemble des sites
Planifier, suivre et mettre en place des projets
Conservez une vision globale, tout en suivant avec précision des tâches spécifiques
Obtenir des informations en renforçant les interactions entre les salariés
Analysez les expériences des salariés et éliminez les points problématiques sur le lieu de travail
Comment pouvez-vous le faire avec ServiceDesk Plus ?
Développez des plans de gestion des actifs stratégiques avec des actifs intégrés et une base de données de gestion de la configuration (CMDB)
- Dressez un inventaire précis de tous les actifs et consommables, en consignant toutes les informations nécessaires pour la maintenance.
- Entretenez les actifs pendant tout leur cycle de vie, avec des états personnalisés des actifs, ainsi que leur amortissement.
- Représentez visuellement les relations entre les actifs afin de comprendre l'impact des défaillances des services grâce à une base de données de gestion de la configuration (CMDB).
Créez une expérience cohérente pour les salariés grâce à la gestion des services d'entreprise
- Appuyez-vous sur le portail d'entreprise commun en libre-service pour permettre aux utilisateurs de déposer et de suivre des questions, de publier des annonces et de trouver des solutions à des demandes simples.
- Créez rapidement une instance unique pour les sites, avec des modèles, configurations et réglages prédéfinis.
Optimisez l'utilisation et l'occupation des sites avec un module dédié de gestion de l'espace
- Accédez à une vue d'ensemble de tous les niveaux de l'entreprise permettant de rechercher visuellement et de récupérer des détails pour de multiples bâtiments.
- Créez et associez des tickets, des actifs, des équipements, des documents et des services des sites pour chaque espace afin d'assurer une gestion globale des services.
Contrôlez de multiples projets, tout en effectuant le travail dans les délais, grâce au module intégré Projets (« Projects »)
- Cessez de dépasser votre budget en suivant visuellement les projets à l'aide de diagrammes de Gantt.
- Enregistrez les heures de travail du personnel grâce à des feuilles de temps.
- Surveillez et gérez la progression des ressources avec le tableau de gestion des ressources.
- Générez instantanément des rapports de projet pour analyser les risques, le respect des délais et bien plus encore.
Découvrez des informations sur les services au moyen de rapports et d'analyses
- Obtenez des informations exploitables en quelques minutes avec plus de 180 rapports prédéfinis, comme les services les plus demandés ou les incidents signalés le plus fréquemment.
- Créez des tableaux de bord en temps réel dans ServiceDesk Plus et utilisez Zoho Analytics pour obtenir des informations sur le fonctionnement des services des sites.
Simplifiez les processus des services des sites à l'aide d'une automatisation sans code
- Appuyez-vous sur les règles opérationnelles pour simplifier les tickets entrants, comme l'exécution de tickets avec des actions spécifiques d'un étage donné.
- Créez des tâches de maintenance préventive pour affecter automatiquement des tâches de services récurrentes aux techniciens et ingénieurs.
Simplifiez les interactions avec les vendeurs et fournisseurs concernant les achats et les contrats
- Créez des bons de commande et gérez l'ensemble de leur cycle de vie.
- Conservez un catalogue de fournisseurs et associez leurs produits à des renseignements tels que le prix, la garantie et la maintenance.
- Tenez les fournisseurs informés concernant la passation ou la localisation des bons de commande, ainsi que leurs statuts, factures et paiements dans les bons de commande.
- Évaluez la chaîne d'approvisionnement en générant des rapports personnalisés pour analyser les tendances d'achat, les contrats des fournisseurs, etc.