Les équipes financières (DSF) forment un pilier de l’organisation, alimentant les décisions stratégiques pour aligner les fonctions métier sur les objectifs organisationnels. Elles sont l’une des premières équipes à adopter la transformation numérique. Toutefois, elles reposent sur des outils hétérogènes pour gérer plusieurs processus financiers, comme la budgétisation, la comptabilité et la facturation. De plus, l’information étant dispersée entre divers services, la DSF fait face à des silos de données. Par exemple, lorsque des employés émettent des demandes pour connaître des droits comme l’admissibilité au crédit, elle tarde parfois à fournir l’information. La DSF peut aussi ignorer la priorité de ces demandes. En outre, elle doit contacter la DRH pour s’informer sur les supérieurs des employés afin de veiller à l’approbation des demandes. Cela nuit à la réactivité de la prestation de service et à la qualité de l’expérience utilisateur.
Les équipes financières doivent surmonter les six obstacles suivants pour assurer une bonne prestation de service :
Réponse tardive aux incidents financiers
Le personnel enregistre des incidents financiers comme un salaire crédité au mauvais compte ou un défaut de remboursement via plusieurs canaux (appel téléphonique, message ou visite). Si la DSF utilise des moyens simples comme des feuilles Excel pour gérer les incidents, elle se bat avec des données non structurées et lacunaires. Ainsi, lorsque le personnel fait face à de graves incidents comme des échecs de paiement dus à des cartes bancaires inopérantes, la DSF peut être incapable de les régler à temps, d’où un risque d’interruption de service. Par exemple, si une carte bancaire d’entreprise ne fonctionne pas lorsqu’un manager cherche à renouveler un abonnement logiciel, le service peut s’arrêter, paralysant l’activité de l’équipe concernée.
Services financiers découplés des besoins métier
La DSF assure des services liés aux paiements, aux factures, aux comptes, etc. aux unités au sein et en dehors de l’organisation. Alors que la DSF est responsable du bon fonctionnement des services financiers, son équipe est parfois mal préparée à répondre aux besoins des diverses unités. Par exemple, lorsque l’équipe marketing ou créative reçoit des factures de fournisseurs à travers le monde, cela oblige la DSF à les traiter dans différentes devises et selon diverses conditions. Cela retarde la prestation de services par les fournisseurs, et donc l’exécution de tâches dans l’organisation.
Évolution financière imprévue
engendrant une interruption de service
La DSF pilote l’infrastructure financière et les changements technologiques pour assurer l’efficacité opérationnelle. Idéalement, elle coordonne les changements comme les migrations de plateforme avec la DSI. Mais, un phénomène de prolifération amène la DSF à acquérir et utiliser des applications financières SaaS sans en informer la DSI, créant une informatique fantôme. Un tel contexte accroît les risques de sécurité et opérationnels. De plus, la DSF peut apporter des modifications profondes aux politiques financières sans une planification systématique, une évaluation des risques et une collaboration transversale. Une telle évolution désordonnée nuit à la qualité des services financiers dans l’organisation.
Défaut de suivi centralisé des achats et des contrats
Les équipes opérationnelles émettent des demandes d’achat selon leurs besoins fonctionnels et signent des contrats avec des fournisseurs pour maintenir les normes de service. Ces équipes diversifiant leurs fonctions, la DSF peut éprouver des difficultés à suivre leur activité sans tableau de bord global. De plus, sans moyen d'approbation automatisé, la DSF peine à traiter méthodiquement les achats et les contrats.
Défaut de libre-service à vocation financière
Les employés ont souvent des questions sur les services financiers et les avantages qu’offre leur organisation. Il peut s’agir de simples questions d’ordre fiscal ou plus complexes sur les directives financières et les politiques d’assurance. Même si la DSF propose des sessions de formation régulières, cela ne suffit pas à réduire les tickets de niveau 1 demandant des détails de base. Les employés manquent donc d’information, car ils ne disposent pas d’articles de base de connaissances et de FAQ pour répondre aux questions courantes.
Mauvaise analyse des métriques des équipes financières
Au fil de l’extension des opérations, les employés formulent plus de demandes. Les petites DSF se battent avec des outils dépassés qui informent de façon superficielle. Le manque d’outils d’analyse avancés nuit au suivi de métriques pour les incidents financiers, comme le nombre de défauts de carte bancaire, les erreurs de paie ou les problèmes de déclaration de sinistres d’assurance.
Comment tirer pleinement parti de ServiceDesk Plus
Résolution rapide des incidents financiers avec des modèles personnalisés et une automatisation sans programmation
- Créez des modèles dynamiques pour suivre les incidents financiers comme les problèmes de carte bancaire et les erreurs de remboursement.
- Collectez les détails pertinents, priorisez les incidents financiers et dirigez-les automatiquement vers des spécialistes.
- Modélisez des actions conditionnelles pour piloter le cycle de vie des tickets financiers.
- Assurez une disponibilité continue d’agents de support avec l’affectation à tour de rôle, la répartition de charge et la prévision Zia pour traiter rapidement les incidents comme les erreurs de configuration des comptes bancaires.
Utilisation d’un catalogue de services diversifié pour offrir une expérience de qualité
- Présentez les services financiers (paie, facturation et comptabilité) pour améliorer l’expérience d’achat des utilisateurs.
- Respectez les délais de prestation des services financiers grâce à des SLA.
- Configurez des autorisations d’accès selon le rôle pour les demandes, comme les approbations de frais de déplacement et de factures.
- Simplifiez les services financiers avec un mécanisme d'approbation intégré en cinq étapes.
- Favorisez la collaboration en affectant des tâches et en mappant leurs dépendances.
Guidage des agents à travers les processus via des
workflows graphiques
- Normalisez le cycle de vie des tickets financiers de la création à la fermeture.
- Dirigez les tickets vers des experts et simplifiez les processus en configurant des tâches.
- Configurez des approbations automatiques pour apporter à temps des modifications d’ordre financier ou technologique. Envoyez des notifications régulières pour informer les acteurs des états de leurs demandes, des changements de politique, des révisions de prime d’assurance, etc.
Synchronisation des mises à niveau de l’infrastructure financière, technologique et administrative avec des modules bien intégrés pour les modifications, les projets et les versions
- Planifiez la mise à niveau à long terme de l’infrastructure financière, technologique et administrative avec des workflows graphiques pour conduire le changement.
- Intégrez les équipes financières aux comités consultatifs sur les changements transversaux pour piloter l’évolution stratégique des politiques.
- Affichez et gérez les ressources pour achever les projets financiers en temps voulu avec des jalons et des diagrammes de Gantt.
- Évitez les dépassements de délai et de coût en estimant la durée et le coût des projets.
- Impliquez tous les acteurs concernés pour déployer des améliorations d’application financière et minimiser les interruptions.
Supervision des achats et des contrats et approbation rapide pour la continuité du service
- Liez les commandes aux services et suivez les codes de grand livre pour analyser l’activité des équipes opérationnelles.
- Associez les factures aux achats pour garantir une approbation et un paiement ponctuels.
- Comparez les détails des fournisseurs pour optimiser les coûts d’achat de produits et de services.
- Traitez le paiement des fournisseurs dans la devise qu’indique la facture.
- Offrez des produits et des services de qualité en signant et renouvelant régulièrement des contrats.
Mise en place d’un libre-service et d’une auto-assistance avec une base de connaissances à jour
- Créez des articles de base de connaissances pour répondre aux questions courantes sur les impôts, les caisses de prévoyance, la paie, les comptes bancaires, les factures, les remboursements, etc.
- Exploitez les outils IA pour suggérer automatiquement des solutions selon les besoins de l’utilisateur.
- Modélisez des widgets d’action rapide et publiez des annonces pour tenir les utilisateurs à jour des politiques financières.
Analyse en temps réel des métriques financiers avec des outils avancés
- Générez des rapports prédéfinis ou personnalisés pour examiner les points sensibles et prendre des mesures correctives afin de rationaliser les coûts d’exploitation.
- Planifiez des rapports réguliers pour analyser la performance des équipes financières et envoyez les rapports aux intéressés.
- Suivez les métriques financiers comme la rapidité d’ouverture des comptes bancaires pour évaluer l’efficacité opérationnelle.
