Les équipes juridiques jouent un rôle important pour mener à bien les activités de la société. Les entreprises comptent sur leurs équipes juridiques pour apporter des contributions essentielles dans le cadre de la plupart des activités, allant du recrutement de talents à la mise en place de partenariats et de canaux stratégiques, en passant par la conclusion de ventes.
Face à la multitude de tâches importantes qui dépendent d'elles, les équipes juridiques ne peuvent pas se permettre de retarder des activités commerciales en raison d'une mauvaise utilisation des ressources ou d'une gestion lente des demandes juridiques. Des contrats, accords de confidentialité ou protocoles d'accord retardés peuvent faire échouer des projets commerciaux complexes et conduire à la perte de recettes liées aux renouvellements, à des procès et à des cycles de ventes improductifs.
En adoptant une plateforme unifiée de gestion de services, les équipes juridiques peuvent mettre en place un processus efficace qui les aidera à tenir la cadence du reste de l'entreprise.
Difficultés auxquelles les équipes juridiques sont couramment confrontées :
1. Une gestion non centralisée des demandes
Depuis l'enregistrement des demandes reçues par e-mail et par téléphone jusqu'au stockage des documents et contrats cruciaux sur divers appareils, les équipes juridiques ont besoin d'un portail central pour suivre et gérer leurs demandes entrantes et leurs ressources clés. Le suivi des demandes juridiques à l'aide d'une plateforme efficace de gestion des services offre à votre équipe juridique une visibilité de l'ensemble de vos demandes juridiques et simplifie les prestations de services, tout en conservant un répertoire central de toutes les demandes juridiques, comprenant des informations sur les personnes les ayant traitées.
2. Les flux de processus lents et les workflows inefficaces
Il peut s'avérer impossible de gérer les multiples demandes à examiner, annoter et signer avec des messageries ou outils existants, ce qui augmente le risque de passer à côté de documents juridiques importants. Un manque de clarté concernant la manière dont les différentes demandes doivent être traitées conduit à des retards qui auraient pu être évités et à une utilisation inefficace des ressources, ce qui coûte de l'argent à l'entreprise. En utilisant des formulaires de demande et des workflows simples, les équipes juridiques peuvent mettre en œuvre les stratégies et veiller à ce que chaque demande juridique soit traitée correctement, confiée au/à la conseiller/ère juridique approprié(e) et suive un ensemble défini d'étapes, permettant de mener à bien chaque demande juridique.
3. Un manque de gouvernance et de gestion des informations sensibles
Les documents juridiques contiennent des informations sensibles et importantes qui servent de base à tous les partenariats conclus par l'entreprise. Il s'agit de ce fait d'informations confidentielles. Les équipes juridiques doivent s'assurer que seules les personnes requises auront accès à ces informations et que les documents juridiques ne seront pas modifiés sans autorisation et sans documentation en bonne et due forme. Ceci peut être évité en définissant les rôles des membres de l'équipe juridique et en donnant un accès approprié en lecture et en modification aux ressources juridiques clés.
4. Le déploiement et la gestion de changements à grande échelle
des politiques juridiques
Les politiques juridiques ont constamment besoin d'être mises à jour pour rester d'actualité face à l'environnement commercial changeant. Des politiques importantes, comme les révisions des lois relatives aux données ou au travail adoptées par les États, doivent être respectées afin que l'entreprise puisse poursuivre ses activités. Dans de telles hypothèses, les équipes juridiques doivent mettre à jour les projets de politiques et veiller à ce que les acteurs, services et secteurs d'activité clés soient bien informés de ces évolutions. Les systèmes existants sont sous-équipés pour gérer efficacement de tels changements à grande échelle et exposent votre entreprise à un risque de non-conformité à ces politiques. Un processus simplifié de conduite du changement peut aider les équipes juridiques à planifier et déployer les changements de politiques en ayant une vision claire des tâches à effectuer, ainsi qu'à déléguer lesdites tâches aux équipes appropriées.
5. Une mauvaise visibilité des indicateurs clés
Sans répertoire centralisé des demandes juridiques et des dossiers correspondants, il est impossible pour les équipes juridiques d'assurer le suivi des performances et d'identifier des lacunes dans leurs modèles actuels de prestation de services. Les équipes juridiques sont contraintes de faire des recherches manuelles dans de multiples messageries et e-mails pour suivre des indicateurs clés, comme les délais des prestations de services, l'absence de prestation de services ou le nombre de révisions, afin de mesurer les performances.
Le suivi et la mesure des indicateurs clés sont cruciaux pour simplifier et optimiser les workflows afin d'accélérer les prestations de services juridiques et de soutenir efficacement les services de l'entreprise qui ont besoin de ces documents.
Qu'est-il possible de faire avec ServiceDesk Plus ?
Enregistrer tous vos contrats et demandes juridiques à un seul endroit
Conservez une source de données unique pour tous vos contrats, documents et demandes de services juridiques.
Créer de puissants workflows de processus afin de simplifier l'exécution des demandes juridiques
Mettez en place des procédures opérationnelles standard de manière à accélérer et standardiser les prestations de services juridiques.
Gérer les accès à vos données et documents juridiques
Contrôlez l'accès à vos documents et services juridiques, afin de protéger les données sensibles.
Déployer dans toute l'entreprise les mises à jour des politiques avec des perturbations minimales
Planifiez, gérez et déployez les changements de politiques à grande échelle grâce à un processus simplifié de conduite du changement.
Suivre les indicateurs de votre centre de services juridiques en un seul endroit
Obtenez des informations sur les performances de votre centre de services juridiques en vous appuyant sur des rapports et des tableaux de bord.
Comment pouvez-vous le faire avec ServiceDesk Plus ?
Adoptez une culture unifiée et structurée de gestion des services, permettant de transformer les prestations de services juridiques
- Permettez à vos utilisateurs d'accéder facilement à l'ensemble des articles de la base de connaissances et des services juridiques depuis un emplacement centralisé.
- Joignez des documents aux demandes afin de gérer efficacement les réitérations et de finaliser les documents juridiques.
- Enregistrez toutes vos demandes juridiques dans un seul endroit, auquel il est possible accéder facilement et à tout moment, pour éviter de les perdre en raison d'une négligence. Ceci permet également de déplacer les demandes de documents des messageries personnelles vers un emplacement central auquel l'ensemble de votre équipe juridique peut accéder.
- Suivez et gérez de manière centralisée tous vos contrats commerciaux, avec des fournisseurs et avec des clients, à l'aide de notifications qui alertent le centre de services juridiques quand les contrats arrivent bientôt à échéance.
- Faites gagner du temps à vos conseillers juridiques en automatisant les tâches simples, comme l'affectation des demandes, la notification des principaux acteurs et la gestion des tickets de niveau 1, en les transférant vers Zia, notre assistant virtuel alimenté par l'IA.
Appuyez-vous sur de puissants workflows de bout en bout pour standardiser les prestations de services juridiques
- Adoptez des procédures opérationnelles standard pour différents types de demandes juridiques en créant des cycles de vie de bout en bout pour les demandes sur une représentation visuelle avec des actions de glisser-déposer simples.
- Mettez en œuvre vos stratégies au moyen de workflows uniques qui guident vos conseillers juridiques, avec des boutons actionnables disponibles dans le ticket en fonction des divers paramètres de la demande, lorsque les conditions configurables sont remplies.
Adaptez votre centre de services juridiques aux besoins spécifiques de votre entreprise grâce à des personnalisations du dernier kilomètre
- Créez des catégories, sous-catégories et éléments personnalisés pour trier vos demandes juridiques et utilisez ces paramètres pour diriger les tickets vers les conseillers juridiques ou les groupes juridiques spécialisés compétents.
- Recueillez des informations pertinentes sur les documents et contrats juridiques lors de la transmission de la demande grâce à des modèles personnalisés dynamiques, alimentés par des règles de formulaire et de champ.
- Créez des personnalisations complexes à base de code pour réaliser différentes automatisations spécifiques aux besoins de votre entreprise dans l'environnement de développement intégré de ServiceDesk Plus.
Maîtrisez les informations sensibles grâce à une bonne gouvernance
- Améliorez la gouvernance du centre de services juridiques en permettant aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs d'accéder aux données selon les besoins. Ceci évite que des utilisateurs non autorisés aient accès au portail du centre de services juridiques et à ses ressources.
- Gérez les privilèges des utilisateurs avec des rôles qui définissent le niveau d'accès de chaque membre de l'équipe juridique pour l'ensemble du centre de services juridiques.
- Assurez le suivi de toutes les actions réalisées concernant chacun de vos tickets juridiques pour une meilleure responsabilisation et identifiez les points de modification au sein même du ticket.
- Protégez les données personnelles de vos clients, fournisseurs et salariés avec des champs de modèle cryptés qui empêchent les données de tomber entre de mauvaises mains
Mettez en place des changements de politiques juridiques dans toute l'entreprise grâce à une approche structurée de conduite du changement
- Appuyez-vous sur un processus de conduite du changement en huit étapes avec des types, rôles, statuts et modèles de changement configurables, pour mieux gérer les changements de politiques à grande échelle.
- Préparez des plans d'impact, de déploiement et de retour à l'état initial, ainsi que des listes de contrôle de la mise en œuvre. Déléguez les tâches aux équipes appropriées et suivez l'avancée de la mise en œuvre depuis le ticket de changement.
- Créez des workflows de changement personnalisés pour automatiser les diverses activités, comme les approbations ou les notifications, et mettez en place des procédures opérationnelles standard pour les changements de politiques juridiques.
- Configurez des comités consultatifs sur les changements personnalisés avec les acteurs clés pour vous assurer de recevoir les approbations requises avant de procéder à des changements importants.
Comprenez les performances de votre centre de services juridiques grâce à des rapports complets
- Appuyez-vous sur le puissant module de création de rapports de ServiceDesk Plus, qui propose des rapports prêts à l'emploi, présente des indicateurs clés et comprend un assistant intuitif de génération de rapports personnalisés, qui aide vos équipes juridiques à recueillir des données spécifiques.
- Créez des tableaux de bord visuels personnalisés pour aider vos responsables à accéder aux informations importantes en un seul coup d'œil et à suivre les chiffres de performances en temps réel.
- Programmez les rapports qui seront automatiquement envoyés aux acteurs clés afin d'assurer un suivi régulier des performances du centre de services juridiques.
Notre engagement en faveur de la confidentialité et de la sécurité
Zoho Corporation bénéficie de certifications ISO 27001 (Systèmes de management de la sécurité de l'information), ISO 27017 (Contrôles de sécurité pour les services Cloud) et ISO 27018 (Protection des données personnelles), en plus d'être conforme à la norme SOC 2 Type II (Sécurité, confidentialité, intégrité du traitement, disponibilité et respect de la vie privée).
Les données des utilisateurs de notre application SaaS sont conservées dans nos centres de données, qui respectent également les normes SOC 1 Type II et SOC 2 Type II et disposent d'une certification ISO 27001 (Systèmes de management de la sécurité de l'information) et ISO 22301 (Systèmes de management de la continuité des activités).
Les versions sur le Cloud et en local de ServiceDesk Plus sont toutes deux conformes à la loi HIPAA (« Health Insurance Portability and Accountability Act » ou loi américaine relative à la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance santé), en tant que partenaire commercial (« Business Associate »). Zoho, la société mère de ManageEngine, offre ses services à des clients qui respectent la loi HIPAA. La responsabilité de Zoho correspond à celle d'un « partenaire commercial », tel que ce terme est défini dans la loi HIPAA.