Six bonnes pratiques pour une gestion des actifs matériels cohérente

L’entreprise utilise une large gamme d’actifs matériels (informatiques et autres), de composants connexes et de consommables. Cela peut aller des appareils comme les ordinateurs portables aux centres de données comptant plusieurs serveurs, réseaux, routeurs et commutateurs. Lorsque la DSI se fie à des outils hérités et des tableaux, les détails des actifs matériels restent souvent disséminés, obligeant à une mise à jour manuelle et créant des incohérences et des silos de données.

Dans une grande organisation et en cas de mode de travail hybride, les actifs matériels ne se confinent plus au périmètre habituel, car ils se répartissent entre des sites et peuvent sortir du réseau d’entreprise. Dans ce cas, des dispositifs manuels empêchent la DSI de recueillir une information exacte. Il peut aussi s’avérer impossible de rechercher plusieurs actifs matériels à la fois, retardant l’inventaire.

Vu cette complexité, l’entreprise peut employer les méthodes de recherche multimodale suivantes pour automatiser et fiabiliser la collecte de données :

• Analyses avec agent
• Analyses sans agent (via des sondes)
• Analyses de domaine
• Analyses réseau
• Analyses des actifs distribués
• Analyses de codes-barres et QR
• Analyses RFID
• Intégration à Microsoft Configuration Manager, auparavant appelé Microsoft System Center Configuration Manager

La recherche automatisée permet à la DSI de gagner du temps et d’alléger sa charge, lui permettant de se consacrer aux tâches stratégiques. De plus, grâce à la recherche multimodale, l’entreprise peut harmoniser diverses méthodes d’analyse. Elle collecte les détails des actifs matériels dans le réseau d’entreprise et en dehors. Ainsi, l’entreprise peut recenser entièrement les actifs matériels et les gérer dans une console centrale, éliminant les silos de données.

Une fois tous les actifs matériels trouvés et recensés, le défi suivant auquel fait face la DSI consiste à gérer ceux disponibles de l’achat à la cession pour optimiser leur utilisation tout au long du cycle pour un ROI maximal. Dans de grandes organisations aux infrastructures complexes où il existe plusieurs types d’actifs, il importe de documenter le cycle de vie idéal de chaque type et de l’appliquer systématiquement pour améliorer l’utilisation.

L’entreprise peut normaliser ses stratégies de gestion des actifs à son échelle via des cycles de vie personnalisés. Cela lui permet de documenter des processus propres à divers types de produit, assurant la cohérence globale. On peut utiliser des générateurs de workflows graphiques « no-code » pour gérer le cycle via des états d’actif successifs. En outre, une entreprise peut automatiser diverses opérations comme :

• Collecte de données utiles (par exemple, utilisateurs associés, sites, services, etc.) dans le cycle de vie de l’actif.
• Information des acteurs concernés sur l’affectation d’actifs via des notifications contextuelles.
• Exécution de fonctions spécifiques pour actualiser l’état d’un actif dans des outils d’analyse réseau lorsqu’il passe à un état précis.

L’entreprise peut donc orienter la DSI pour prendre les bonnes mesures, veillant au respect des processus et l’atténuation des écarts. Cela lui permet d’optimiser l’utilisation des actifs et de réduire les coûts informatiques.

Lorsque l’entreprise gère le pointage d’actifs matériels entre des sites et des espaces de travail hybrides, elle éprouve parfois des difficultés à suivre les détails cruciaux. Un matériel ou un firmware périmé, des versions d’OS ou de logiciel obsolètes, des vulnérabilités existantes connues, des configurations par défaut faibles, un défaut de chiffrement, des appareils volés, des risques logistiques et des systèmes d’analyse inadaptés affectent souvent la DSI, propageant les vecteurs de menace de sécurité. De plus, le paysage informatique d’une organisation peut être parsemé d’actifs matériels non vérifiés, non suivis, fantômes ou zombies, accentuant le risque de menaces de sécurité ou de problèmes de conformité et juridiques. La DSI doit donc protéger son infrastructure en comblant les lacunes de sécurité.

L’entreprise peut établir des garde-fous avec des stratégies proactives pour parer aux vulnérabilités de sécurité. Par exemple, on peut pré-identifier les actifs matériels utilisant des versions vulnérables de logiciels ou d’OS et les isoler du reste du réseau ou les mettre à niveau au besoin. De même, la DSI peut parer aux lacunes de sécurité dans sa gestion des actifs matériels en :

• Recensant régulièrement les actifs matériels.
• Mettant à jour les correctifs de sécurité.
• Mettant à niveau le matériel vers les dernières versions.
• Adoptant des configurations sures conformément aux bonnes pratiques métier.
• Employant un chiffrement fort.
• Déployant des contrôles d’accès stricts.
• Activant le contrôle à distance des appareils pour régler les incidents.
• Intégrant des solutions d’analyse pour détecter un comportement anormal.

La DSI peut aussi maîtriser les audits en suivant des détails essentiels comme :

• Propriétaire de l’actif.
• Localisation.
• Service.
• Détails du modèle matériel.
• Détails des logiciels installés.
• Étendue de l’utilisation de l’actif.
• Autorisations d’accès.
• État de l’actif.
• Licences associées.

En outre, la DSI peut exploiter la recherche multimodale pour vérifier les actifs matériels au sein et en dehors du réseau, en suivant leur présence physique pour éliminer ceux disparus, fantômes ou zombies. Elle peut aussi examiner les produits en fin de vie pour combler les lacunes de sécurité.

L’entreprise effectue souvent diverses opérations pour optimiser la disponibilité du service. D’une part, elle résout les incidents majeurs en suivant l’utilisation processeur, la capacité de stockage et les configurations réseau. D’autre part, elle met régulièrement à niveau ses serveurs pour parer à ces incidents. Sans aperçu de son environnement, elle peut agir de façon incohérente, accroissant les risques de dysfonctionnement et d’interruption. Il s’avère aussi parfois difficile de discerner la cause première des problèmes, d’où une mauvaise qualité de service.

L’analyse des dépendances sous-jacentes facilite les décisions éclairées. De plus, cela permet des opérations de service et de riches intégrations dans une console centrale. Pour une analyse affinée, les cartes de dépendances doivent fournir des détails contextuels pertinents, notamment :

• Services stratégiques.
• Éléments de configuration (CI) à la base de ces services.
• Équipes stratégiques concernées.
• Opérations de service associées, comme les incidents, services, problèmes, modifications et versions.
• Calendriers d’interruptions.

L’entreprise doit veiller à désigner les actifs critiques comme des CI et personnaliser les relations selon ses besoins. De plus, elle doit créer un écosystème informatique équilibré grâce à des intégrations à des applications externes natives qui facilitent :

• Gestion des terminaux
• Analyse réseau
• ITOps
• Gestion de l’accès
• Support à distance

Ces intégrations permettent à l’entreprise d’effectuer diverses actions sur les actifs matériels, comme l’analyse des périphériques réseau et la planification de mises à niveau.

Si on gère les achats d’actifs via le courrier électronique et des tableaux, il devient ardu d’analyser le volume de données. Cela peut aboutir à des estimations de coûts incorrectes, un surplus d’actifs et une mauvaise allocation des ressources vitales. De plus, les divers coûts d’exploitation engagés dans l’entretien et la maintenance des actifs matériels sont parfois diffus, grevant le coût total de possession. Une opacité des coûts d’amortissement entraîne aussi une prévision imprécise des budgets. Enfin, si l’entreprise compte plusieurs centres de coûts, les achats d’actifs désordonnés nuisent à la maîtrise des dépenses informatiques.

L’entreprise doit utiliser une console centrale pour suivre ses détails financiers, piloter sa chaîne logistique et gérer les achats et les contrats. Elle peut alors gérer les achats d’actifs matériels en :

• Créant des workflows d’approbation multiniveaux.
• Suivant les détails des factures et des paiements.
• Communiquant avec les fournisseurs et tenant les intéressés informés.
• Enregistrant les achats des services et des sites.
• Traitant plusieurs devises de fournisseur.

L’entreprise doit aussi collecter les détails des contrats associés aux actifs matériels pour améliorer la maintenance et prolonger la vie des actifs. Elle peut suivre des détails comme :

• Fournisseurs des contrats
• Durée des contrats
• Renouvellements
• Relations entre les contrats
• Actifs et sites associés
• Coût total des contrats
• Utilisation des contrats
• Communication avec les intéressés

De plus, l’entreprise doit optimiser ses dépenses informatiques en suivant divers détails financiers :

• Coût d’achat
• Coût d’exploitation
• Coût d’amortissement
• Coût total de possession

En prêtant des actifs à des utilisateurs et suivant leurs détails de stock, l’entreprise peut optimiser l’utilisation et donc l’acquisition d’actifs matériels.

Les données discordantes issues d’outils hérités nuisent à la qualité des pratiques de gestion des actifs matériels dans l’entreprise. Par exemple, la DSI risque d’ignorer le délai moyen entre des défauts consécutifs d’actifs matériels. Si on utilise des actifs défectueux dans des opérations de service sans analyse rétrospective, les incidents répétés dégradent l’expérience. La DSI doit donc veiller à parer aux points faibles de l’entreprise.

L’entreprise peut exploiter l’analyse avancée IA, les tableaux de bord en temps réel et les rapports détaillés qui centralisent les métriques à ses différents niveaux. Elle doit contrôler les métriques sur l’inventaire et l’état des actifs, la gestion logistique et les détails financiers pour obtenir un aperçu de l’état de sa gestion des actifs matériels. Voici quelques aspects que l’entreprise doit suivre :

I. Gestion des achats

• Achats par site, centre de coûts, catégorie, état, etc.
• Détails des achats en retard
• Délai de livraison des fournisseurs
• Synthèses d’achat

II. Gestion des contrats

• Contrats par type, fournisseur, site, etc.
• Synthèses de contrat
• Contrats arrivant à expiration

III. Gestion des stocks

• Distribution des actifs par site, région, type de produit, etc.
• État des actifs
• Actifs avec des contrats
• Actifs en maintenance
• Expiration des prêts d’actifs

IV. Métriques opérationnels

• Temps moyen de réparation
• Temps moyen entre défaillances
• Temps moyen de bon fonctionnement
• Efficacité globale du matériel

V. Gestion de la conformité

• Postes de travail vérifiés ou pas
• Conformité des licences

De plus, l’entreprise peut afficher des représentations graphiques des métriques pour déceler rapidement des points vitaux et prendre des décisions avisées. En tirant parti d’outils IA avancés, l’entreprise peut prévoir des tendances en analysant les données antérieures pour prendre des décisions stratégiques. La DSI dispose de moyens pour générer des rapports personnalisés et suivre les KPI selon ses besoins.

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À propos de l’auteur :

Nisha Ravi est une férue de l’ITSM qui aime apprendre les bonnes pratiques de gestion des services et les derniers progrès technologiques. Experte du produit ManageEngine ServiceDesk Plus, Nisha se consacre à écrire des articles et des blogs qui aident les équipes de prestation de services informatiques à relever les défis propres à ce domaine. Elle présente aussi des sessions de formation d’utilisateurs ServiceDesk Plus Masterclass. Chanteuse carnatique renommée, Nisha s’intéresse aussi au tennis de table et aux films policiers.