Outil d’audit et de suivi SharePoint

L'audit joue un rôle important dans la bonne administration de SharePoint, notamment pour répondre aux exigences de conformité réglementaire et d’informatique judiciaire. Pour éviter les violations de données, il est impératif de savoir qui, au sein d’un groupe donné, a eu accès à tel ou tel document, et qui a créé ou supprimé un site ou une collection de sites.

La capacité des journaux d’audit SharePoint est limitée

Les rapports sur les journaux d’audit SharePoint vous permettent d’analyser toutes les activités se déroulant dans votre environnement SharePoint. Cependant, la version native se révèle souvent inefficace, rendant l’audit plus difficile que prévu.

• Difficulté d’accès : consulter des rapports d’audit avec la version native est une tâche fastidieuse. De plus, les rapports générés ne sont pas classés par objet, ce qui rend leur analyse difficile. Les données brutes capturées dans ces rapports d’audit ne sont pas simples à exploiter et les changements sont enregistrés par ID d’objet, rendant leur lecture encore plus compliquée.
• Inconvénient : comme les rapports peuvent seulement être exportés au format Excel, l’analyse est très complexe. Et pour chaque collection de sites, les paramètres d’audit doivent être activés séparément. Ainsi, si une ferme contient 45 collections de sites, chaque collection de sites doit être activée individuellement. Il existe de bien meilleures façons d’occuper son temps.
• Données inadéquates : si vous voulez en savoir plus sur un changement, vous devez connaître les valeurs avant et après la modification. Savoir qu’un changement a eu lien avec l’autorisation d’un utilisateur ne suffit pas, vous devez savoir quelles étaient les autorisations avant et après le changement afin de pouvoir analyser précisément la situation. Mais les journaux d’audit SharePoint ne fournissent pas cette information.
• Base de données surchargée : Enfin, les journaux d’audit SharePoint sont stockés dans la base de données SharePoint, testant les limites de ses performances. Bien souvent, la productivité globale se trouve ralentie par une piètre performance.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez dépasser ces limites

SharePoint Manager Plus a été conçu pour surmonter ces limites et vous faciliter la tâche. Vous pouvez générer des rapports d’audit à la fois pour les environnements SharePoint locaux et Office 365 dans une console centrale, contrairement à la version native (qui vous oblige à vous rendre à des points précis de l’environnement pour produire chaque rapport). L’utilisation de SharePoint Manager Plus présente de nombreux avantages supplémentaires, dont voici quelques exemples :

• Les rapports d’audit pré-catégorisés facilitent l’audit des objets. Ainsi, vous pouvez consulter des événements d’audit liés à un objet, qu’il s’agisse des bibliothèques de documents, des listes, des utilisateurs SharePoint ou des groupes.
• Les informations sont traitées avant la génération des rapports, ce qui signifie que les identifiants sont convertis en noms, ce qui facilite leur lecture.
• Les rapports d’audit peuvent être exportés dans plusieurs formats, dont XLS, CSV, PDF et HTML. Cela vous permet d’évaluer plus facilement votre environnement.
• Toutes les collections de sites dans l’environnement peuvent être activées en vue d’être contrôlées ensemble en un seul clic. Vous pouvez aussi choisir les différents événements d’audit devant faire l’objet d’un suivi concernant les collections de sites.
• Vous pouvez suivre les nouvelles et anciennes valeurs d’un changement pour savoir quels titres ou autorisations ont été définis et modifiés précédemment.
• Les journaux d’audit sont stockés dans la base de données de SharePoint Manager Plus, et non dans celle de SharePoint. Cela ne nuit pas aux performances de SharePoint, mais favorise simplement un fonctionnement efficace.
• Les journaux d’audit peuvent être archivés et restaurés selon les besoins. Cela vous permet de respecter les exigences réglementaires et de consulter facilement les journaux d’audit si nécessaire.
• Vous pouvez créer des alertes pour recevoir des notifications par e-mail en cas de changement. Vous pouvez également programmer l’envoi de rapports par e-mail à votre attention ou à tout utilisateur selon un rythme journalier, hebdomadaire ou mensuel.