Ricerca dei contenuti delle cassette postali di Exchange

La cassetta postale di Exchange è un archivio di comunicazioni e-mail che può spesso contenere informazioni aziendali riservate. Può contenere dettagli su transazioni bancarie, numeri dei conti, carte di credito, parti di offerte e molto altro. Le cassette postali sono un'origine molto vulnerabile di furto di informazioni e attacchi dall'interno.

Gli strumenti nativi di Exchange ti permettono di cercare elementi come e-mail, documenti e conversazioni di messaggistica istantanea utilizzando query di parole chiave specifiche. Tuttavia, questo metodo non è completo e non aiuta nei casi in cui devi cercare una determinata informazione tra le tante e-mail inviate e ricevute dalla tua organizzazione ogni giorno.

Exchange Reporter Plus offre una semplice soluzione di ricerca di contenuti con cui puoi creare criteri in base ad attributi, schemi o parole chiave. Utilizzando più filtri sulle condizioni, puoi affinare la ricerca e ottenere risultati precisi rapidamente. Puoi creare e pianificare la generazione e l'invio di profili di ricerca di contenuti a utenti specifici e quando necessario.

Per effettuare ricerche istantanee nelle cassette postali della tua organizzazione usando Exchange Reporter Plus:

• Fai clic sulla scheda Ricerca di contenuti.
• Vai a Exchange Server → Report sulle ricerche di contenuti → Profili di contenuti delle e-mail → Ricerca istantanea.
• Nel pannello laterale sinistro, scegli un'organizzazione di Exchange adatta.
• Seleziona le Cassette postali e le Cartelle in cui vuoi effettuare la ricerca.
• Nel campo Parole chiave, aggiungi tutti i filtri sulle condizioni che desideri. Ulteriori informazioni.
• Fai clic su Salva.

Puoi anche salvare questo profilo per usarlo in futuro. Tutto ciò che devi fare è cercare il profilo salvato nel lato sinistro della scheda di ricerca dei contenuti e fare clic per eseguire il report. Il report generato può essere esportato in quattro formati: CSV, HTML, PDF e XLS. Ulteriori informazioni

Exchange Reporter Plus permette di filtrare i contenuti delle e-mail utilizzando uno o tutti i campi indicati in basso. Puoi creare uno o più criteri per filtrare i contenuti necessari.

I campi che possono essere utilizzati per configurare questi criteri sono: Oggetto del messaggio, destinatario in ccn, richiesta di conferma di lettura, riservatezza, dimensioni del messaggio, letto, ID del messaggio internet, intestazioni del messaggio internet, mittente, destinatario, classe di messaggio, indirizzo di risposta, ID della conversazione, argomento della conversazione, bozza, da te, invio successivo, inviato, associato, modificato, con allegati, importanza, data di ricezione, data di creazione, data di invio, corpo.

Con la funzionalità di ricerca dei contenuti di Exchange Reporter Plus, puoi:

• Effettuare la ricerca su più cassette postali: Effettua le ricerche su tutte le cassette postali o su una loro selezione nella tua organizzazione di Exchange.
• Effettua ricerche in base alle condizioni: Imposta più condizioni per filtrare le e-mail che devi visualizzare.
• Effettua ricerche in base agli schemi: Usa le condizioni RegEx e Matches RegEx con anche le frasi più comuni per identificare le e-mail con informazioni personali.
• Automatizza le ricerche: Crea i profili di ricerca per cercare automaticamente all'interno delle cassette postali a intervalli specifici.
• Utilizza intervalli di interrogazione flessibili: Scegli e modifica gli intervalli di interrogazione quando necessario.
• Delega le autorizzazioni ai tecnici: Fornisci autorizzazioni di ricerca di contenuti solo ai tecnici selezionati senza aumentare i loro livelli di accesso.
• Visualizza i contenuti e scarica gli allegati: Visualizza i contenuti delle e-mail in formato HTML e scarica gli allegati per controllarli.

Come richiesto da GDPR, HIPAA, FISMA e altri criteri di conformità alle normative, gli utenti non possono condividere numeri di previdenza sociale, credenziali di accesso e altre informazioni personali tramite e-mail. Sfortunatamente, non va sempre così.

Il vantaggio di una funzionalità di ricerca dei contenuti è che puoi facilmente individuare la causa della diffusione delle informazioni riservate e proteggerti da eventuali attacchi. Puoi anche garantire che le norme di sicurezza e conformità vengano soddisfatte per i tuoi lavoratori e porre attenzione sul tipo di informazioni che vengono trasferite mediante più cassette postali dei lavoratori.