Herramienta de automatización y administración de Microsoft 365

Cada día, los administradores de TI forcejean con las tareas de gestión de usuarios y buzones en Microsoft 365. Desde restablecer contraseñas de usuarios bloqueados a eliminar licencias de empleados temporales, los administradores frecuentemente realizan la mayoría de sus tareas manualmente, lo que es tedioso y proclive al error.

La eficiencia operativa se ve impactada cuando se hace difícil gestionar usuarios y licencias, especialmente en organizaciones con una fuerza laboral grande. Automatizar tareas repetitivas ayudaría a eliminar errores y mejorar la productividad; sin embargo el centro de administración de Microsoft 365 no ofrece esta función. Tampoco proporciona la opción para gestionar usuarios y buzones de forma masiva, lo que complica más la situación.

M365 Manager Plus es una solución para informes, auditoría, monitoreo y gestión de Microsoft 365 que también ayuda a automatizar las tareas de gestión de Microsoft 365 y ofrece la capacidad de gestionar usuarios y buzones de forma masiva.

Funciones destacadas de la automatización de M365 Manager Plus

• Automatiza las tareas de gestión de Microsoft 365: Una vez programada, la herramienta ejecuta tareas de gestión de usuarios o buzones individuales en intervalos específicos.
• Crea políticas de automatización: Las políticas basadas en eventos realizan cadenas de tareas automáticamente en intervalos especificados.
• Audita actividades de los administradores: Con detallados informes de auditorías, la herramienta controla las políticas de automatización creadas, modificadas, delegadas y modificadas por los administradores y los técnicos.
• Compatible con varias fuentes de datos: Para las tareas automatizadas, la herramienta acepta archivos CSV, informes de M365 Manager Plus y ubicaciones compartidas como entrada.

Gestión automatizada de los usuarios de Microsoft 365

El centro de administración de Microsoft 365 no puede asignar licencias y roles cuando se crea una cuenta de usuario. Esto significa que cuando se unen nuevos empleados a la fuerza laboral, los administradores deben crear manualmente cuentas de usuarios, asignar licencias de Microsoft 365, delegar roles, dar permisos para recursos, añadirlos a grupos y realizar otras acciones obligatorias.

Similarmente, cuando un usuario deja la organización, se deben revocar todos los permisos, los buzones se deben deshabilitar, las direcciones de correo electrónico se deben ocultar de la lista de direcciones, etc. Para garantizar que estas tareas se realizan completamente y sin retraso, cada paso del ciclo de vida de las cuentas de los usuarios, desde la creación hasta la eliminación, se debe automatizar.

Con la interfaz gráfica de M365 Manager Plus, los administradores pueden componer una cadena de tareas por realizar, y guardarlas como políticas de automatización. Cuando se da cierto evento, estas cadenas de eventos se ejecutarán automáticamente.

Demos un vistazo a algunas políticas de automatización de M365 Manager Plus:

Actualización automatizada de usuarios: Las actualizaciones de las cuentas de usuarios oscilan desde un simple cambio en un nombre o número de contacto a cambios de roles. Cuando se promueve o transfiere a un usuario, se deben realizar inmediatamente cambios de permisos, licencias y membresías de grupos.

Gestión automatizada del buzón de Exchange Online

La automatización de Microsoft 365 nunca está completa con solo la gestión de usuarios. Hay una enorme cantidad de tareas para la gestión de buzones que también se pueden crear.

El correo electrónico es una forma esencial de comunicación en la mayoría de las compañías, lo que significa que se deben crear buzones para cada usuario que se une a la organización. Cuando una cuenta de usuario se crea, M365 Manager Plus ayuda a crear un buzón, habilita la auditoría del buzón, impone restricciones al tamaño de los mensajes y realiza otras tareas automáticamente según los administradores lo configuren.

Una vez que se implementan las políticas de automatización, los administradores invertirán significativamente menos tiempo en tareas tediosas y repetitivas. Aparte de esta función de automatización, M365 Manager Plus también ofrece funciones de informes, auditoría avanzada, monitoreo en tiempo real, búsqueda de contenido, delegación de la mesa de ayuda, entre otras.