La guía completa para el software de la mesa de ayuda es un recurso integral para respuestas a algunas de las preguntas más comunes relacionadas con las mesas de ayuda.
Esta guía intenta desarrollar una comprensión completa de las mesas de ayuda y su implementación, mejores prácticas, métricas y otros aspectos clave. Puede ayudar a los equipos de TI a establecer, optimizar y mantener una mesa de ayuda de TI eficiente.
En esta guía de software de la mesa de ayuda, analizaremos lo siguiente:
- ¿Qué es el software de mesa de ayuda?
- Características de un software de mesa de ayuda
- Software de mesa de ayuda para pequeñas empresas (flujo de trabajo)
- Mesa de ayuda vs mesa de servicio
- Elegir el software de mesa de ayuda adecuado
- Métricas de servicio al cliente y mejores prácticas.
- Mesa de ayuda de automatización del flujo de trabajo
- Software integrado de mesa de ayuda
- 6 desafíos que enfrenta la mesa de ayuda
- Futuro del soporte técnico
- Software de mesa de ayuda glosario de términos
- Descargar el kit de evaluación de software de la mesa de ayuda de TI
¿Qué es una mesa de ayuda de TI?
Las mesas de ayuda de TI ofrecen diversos servicios de TI en una organización. Por lo general, la mesa de ayuda sirve como el único punto de contacto para cualquier solicitud, problema o asistencia que los usuarios finales necesitan para acceder a los servicios tecnológicos.
En las organizaciones bien desarrolladas, la mesa de ayuda garantiza la asistencia y la resolución de problemas de manera oportuna al definir y publicar sus niveles de servicio garantizados. Al ofrecer niveles tan altos de servicio, las organizaciones pueden cumplir sus objetivos comerciales y aumentar su influencia en el mercado.
¿Qué es el software de mesa de ayuda?
Los equipos de TI suelen implementar software de mesa de ayuda para gestionar el ciclo de vida del ticket de TI, automatizar tareas rutinarias y optimizar los procesos y flujos de trabajo, lo que resulta directamente en una mayor productividad, menores costos, mejores niveles de servicio y una mejor experiencia del cliente.
Algunas funciones clave del software de mesa de ayuda incluyen:
¿Cuáles son algunas de las funciones clave de un software de mesa de ayuda?
Hay ciertas funciones imprescindibles que pueden beneficiar a las mesas de ayuda de TI. A continuación se enumeran algunas de estas funciones clave.
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¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema de tickets de la mesa de ayuda?
El valor agregado del software de gestión de la mesa de ayuda de TI va más allá de las operaciones de TI. El software de mesa de ayuda beneficia a todas las partes involucradas de una mesa de ayuda de TI: los técnicos, los usuarios finales, el personal de gestión y toda la organización.
Usuarios finales
- Una solución integral para todos los problemas o preguntas relacionados con TI.
- Historial de tickets e información de estado disponibles.
- Acceso a artículos de auto ayuda para resolver problemas comunes.
- Servicio oportuno, en gran parte debido a las funciones de gestión del SLA que ofrece el software de gestión de tickets de la mesa de ayuda.
- Notificaciones en tiempo real sobre solicitudes o tickets.
- Una forma estandarizada de formular preguntas o reportar problemas a la mesa de ayuda de TI.
Técnicos
- Base de datos centralizada con detalles del usuario final, tickets, historial de la estación de trabajo y herramientas de resolución.
- Historial de todos los tickets y acciones realizadas en ellos, junto con detalles técnicos.
- Repositorio de soluciones en una base de conocimiento.
- Flujos de trabajo y procesos automatizados.
- Notificaciones en tiempo real sobre solicitudes y tickets.
- Arquitectura de mesa de ayuda organizada y de varios niveles.
- Seguimiento y medición de KPI.
Gestión de TI
- Implementación de mejores prácticas.
- Mayor productividad de la mesa de ayuda de TI.
- Flujos de trabajo y procesos compatibles con las mejores prácticas de ITSM.
- Mayor transparencia en las operaciones de TI, lo que lleva a una mejor gestión del tiempo y los recursos.
- Informes de alto nivel o granulares para ayudar en la toma de decisiones.
Empresa
- El servicio de mesa de ayuda de TI se convirtió de un centro de costos a un centro de ganancias.
- La mesa de ayuda de TI se convierte en un activo estratégico en lugar de uno táctico.
- Garantiza la continuidad de los servicios y operaciones de TI.
- Reducción de costos asociada con una mayor productividad, una mesa de ayuda más eficiente y menos tareas redundantes.
¿Cómo funciona un software de mesa de ayuda en diferentes industrias?
Industria Retail
Las pequeñas empresas generalmente operan con pequeños departamentos de TI y pocos técnicos. El personal limitado hace que sea un desafío manejar todas las solicitudes entrantes a tiempo. También es difícil realizar cambios o mantener los activos manualmente.
Por lo tanto, las pequeñas empresas pueden obtener muchos beneficios al implementar el software del sistema de tickets de TI, como:
- Gestión organizada de operaciones de TI desde una ubicación central.
- Menos carga para el personal de TI para realizar tareas manualmente.
- Empoderar a los usuarios finales a través de un portal de autoservicio.
- Datos confiables generados y almacenados automáticamente en el sistema en lugar de actualizarlos manualmente en hojas de cálculo.
- Generación y mantenimiento automáticos de inventarios de activos mediante análisis de red.
- Protección contra fuertes sanciones garantizando el cumplimiento durante las auditorías.
- Informes disponibles para mejorar el rendimiento y demostrar valor.
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Organizaciones de salud
En la industria de atención médica, el tiempo es crítico. La mesa de ayuda de un hospital debe ofrecer un servicio rápido cuando sea necesario. Normalmente los hospitales usan muchos equipos que son críticos para la vida de los pacientes. Esto hace que sea importante para las mesas de ayuda gestionar los equipos de manera eficiente y sin errores.
Las herramientas de soporte de TI pueden ayudar a las organizaciones de atención médica de las siguientes maneras:
- Dé prioridad a los tickets que son cruciales para las operaciones del hospital. Por ejemplo, un problema con una estación de trabajo / nodo en la sala de emergencias necesita atención inmediata, mientras que una estación de trabajo en el departamento de nómina puede esperar.
- Asigne automáticamente los tickets al técnico o grupo de soporte adecuado para garantizar resoluciones inmediatas.
- Ayude a garantizar que los incidentes se resuelvan a tiempo con SLA y escalamientos automáticos.
- Utilice las funciones de gestión de proveedores y contratos para optimizar la compra de equipos médicos costosos.
Soporte de TI
Los profesionales de soporte de TI son, naturalmente, la mejor opción para una herramienta de tickets de la mesa de ayuda de TI. Sin una solución, los equipos de TI generalmente trabajan con hojas de cálculo y correo electrónico, que es un enfoque lento, ineficiente y propenso a errores.
De los numerosos beneficios que las soluciones de soporte técnico de TI ofrecen a los equipos de soporte de TI, a continuación se enumeran algunos beneficios clave:
- Control centralizado de todas las operaciones de TI.
- Una base de conocimiento integral para ayudar a los usuarios finales y técnicos por igual con soluciones conocidas y aprobadas para los problemas comunes.
- Procesos y flujos de trabajo automatizados que reducen el tiempo, el esfuerzo y los errores.
- Comunicación simplificada a través de correos electrónicos desde la aplicación, así como notificaciones.
- Funciones nativas para la gestión de problemas, cambios y activos, además de la gestión de incidentes y solicitudes de servicio.
- Métricas y seguimiento de KPI y generación de informes detallados.
Universidades e instituciones de educación superior
Las instituciones educativas suelen implementar estaciones de trabajo para el personal docente, el personal administrativo y los estudiantes, lo que hace que su base de usuarios sea bastante grande.
En muchos casos, las escuelas dependen del equipo TI en lo que se refiere a las computadoras, los proyectores y las aplicaciones de software. Por lo tanto, para proporcionar un servicio de TI confiable a una gran base de usuarios, los institutos educativos pueden usar el software de soporte de TI para:
- Proporcionar un portal centralizado para que los estudiantes creen solicitudes de servicio como acceso a la red Wi-Fi de la universidad.
- Proporcionar una plataforma común para los anuncios de TI.
- Simplificar la inscripción de estudiantes y el proceso de incorporación.
Kit de evaluación del software de mesa de ayuda de TI
Un paquete exclusivo con una lista de verificación de funciones y una plantilla de solicitud de propuesta (RFP)
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Lista de verificación de funciones
Una lista completa con las funciones imprescindibles que puede usar como punto de referencia
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Plantilla de RFP
Una guía para diseñar una excelente RFP que lo ayuda a obtener toda la información que necesita sobre un proveedor