Dział kadr (HR) w większości organizacji zrobiłby wszystko, aby tylko mieć katalog pełen dokładnych i aktualnych profili pracowników. W rzeczywistości jednak głównie spotykają się z błędnymi lub nieaktualnymi informacjami. Łatwym rozwiązaniem tego problemu byłoby przypisanie pracownikowi działu pomocy technicznej IT prozaicznego zadania ręcznej aktualizacji informacji o użytkownikach. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie.
Funkcja samodzielnej aktualizacji katalogu ADSelfService Plus skutecznie rozwiązuje ten problem. Gwarantuje obecność wymaganych informacji w usłudze Active Directory (AD), zmuszając użytkowników do aktualizacji ważnych pól podczas logowania się do portalu użytkownika. Użytkownicy nie mogą przełączać kart, dopóki nie zaktualizują wymaganych pól. Dzięki temu dział HR otrzymuje aktualne, dokładne informacje, które przydadzą się w nagłych sytuacjach.
Pozwól użytkownikom aktualizować swoje dane osobowe w czasie rzeczywistym w Active Directory bez interwencji działu pomocy technicznej. W ten sposób dane będą natychmiast dostępne dla działu HR w celach administracyjnych oraz dla innych współpracowników, gdy korzystają z funkcji „wyszukiwania pracowników”.
Zdobywaj informacje od wszystkich pracowników w formacie preferowanym przez dział HR. Aby podać przykład, zespoły HR w niektórych firmach chciałyby, aby pewne pola, takie jak nazwisko, identyfikator pracownika i informacje kontaktowe, były obecne na profilach użytkowników. Mogą też preferować numery telefonów komórkowych nad numerami telefonów domowych. Uwzględniając wszystkie wymagania zespołu HR podczas projektowania układu, można łatwo uzyskać ustandaryzowane profile użytkowników końcowych w Active Directory.
Wykorzystaj elementy graficznego interfejsu użytkownika obsługiwanego metodą przeciągania i upuszczania, pola obowiązkowe, wskazówki, wstępnie wypełnione pola i nie tylko, aby utworzyć efektywny układ dający większą kontrolę nad sposobem wprowadzania informacji przez użytkownika. Ponadto, choć organizacje o płaskiej strukturze stały się normą, wiele dużych korporacji i firm rodzinnych nadal zachowuje bardziej tradycyjną, hierarchiczną strukturę organizacyjną. W takich przypadkach nie można używać jednego układu niestandardowego do zbierania informacji od każdego użytkownika w organizacji. Należy skrupulatnie zaprojektować różne układy tak, aby odzwierciedlały niuanse poszczególnych stanowisk. Przykładowo układ stosowany dla menedżera nie może być stosowany dla pracownika podlegającego temu menedżerowi. Funkcja samodzielnej aktualizacji katalogu rozwiązuje ten problem, pozwalając zaprojektować różne układy dla różnych jednostek organizacyjnych i grup.
Automatycznie aktualizuj określone atrybuty w układzie niestandardowym w oparciu o zmiany, jakie użytkownicy wprowadzają w swoich danych osobowych na karcie Moje informacje. Jeśli dane wprowadzone przez użytkowników są zgodne z ustalonymi regułami, do tych atrybutów automatycznie są przypisywane wybrane wartości. Można na przykład automatycznie wypełniać pole menedżera w układzie niestandardowym, gdy użytkownik jest z działu sprzedaży. Wystarczy ustawić warunek do spełnienia Dział to sprzedaż oraz wartość do automatycznego wprowadzania Zaktualizuj menedżera na: Jan. Podobnie można tworzyć reguły, aby automatycznie aktualizować dowolne pole odpowiednio do wymagań.
Pozwól użytkownikom ustawiać własne zdjęcia profilowe, gdy aktualizują dane na swoich profilach. To pomoże współpracownikom łatwo rozpoznać profil użytkownika podczas jego wyszukiwania. Ta opcja zapewnia, że po aktualizacji zdjęcia w Active Directory zmiana zostanie również odzwierciedlona na profilu użytkownika w programie Outlook Web Access. W razie obaw, że zdjęcia mogą zajmować za dużo miejsca w pamięci, można również ograniczyć ich wielkość, określając rozmiar i wymiary wymagane, aby można je było przekazać.
Zaplanuj i wygeneruj raporty, aby uzyskać dokładne informacje o tym, którzy użytkownicy korzystali z ADSelfService Plus do samodzielnej aktualizacji swoich profili w określonym czasie. Możesz również wyeksportować te raporty do wielu formatów, takich jak CSV, PDF, XLS, HTML i CSVDE, oraz przesłać je swój adres e-mail.
