Ortak Klasörler, Microsoft Exchange Servers için bir nimettir. Sunucu alanından tasarruf etmeye ve evrensel erişimli bir noktada, evrensel erişimi olması gereken dosyaların saklanmasıyla kota limiti dâhilinde çalışmaya yardım ederler. Bu da her kullanıcının Exchange Server Posta Kutusunda tekrarlayan dosya sayısını azaltır. Ağdaki her kullanıcı, ortak klasöre erişim izni alabilir. Bu nedenle Ortak Klasörleri barındıran bu sunucuların boş alanını ve performansını yöneten önemli istatistiklerin kontrol altında tutulması gerekir.
ManageEngine Exchange Reporter PlusExchange Yöneticilerine Ortak Klasörlerin ve İçeriklerinin önemli yönleriyle ilgili hassas veriler sağlayan kapsamlı Ortak Klasör Raporları sağlar.
Exchange Reporter Plus, muhtelif Ortak Klasör parametreleriyle ilgili rapor sağlar ve bu raporlar derinlik seviyeleri bakımından farklılık gösterir. Exchange Reporter Plus bünyesindeki muhtelif Ortak Klasör Raporları:
Bu Ortak Klasör raporu, Exchange ortamındaki mevcut Ortak Klasörlerin kapsamlı bir listesini oluşturur. Bu rapor, Exchange Servers 2003, 2007, 2010, 2013 veya 2016 sürümlerindeki Ortak klasörlerin adlarını sağlamakla kalmayıp ayrıntılı yollarını, klasör türlerini ve klasörde en son ne zaman değişiklik yapıldığını gösterir. Bu özellik yöneticinin Ortak Klasör sayısını ve her bir klasördeki değişiklikleri izlemesine yardım eder.
Daha önce de belirtildiği gibi, belirli bir diğer e-posta adına bir e-posta gönderilerek e-posta etkinleştirilmiş ortak klasörlerde veri saklanabilir. Bu Ortak Klasör raporu, e-posta etkinleştirilmiş ortak klasörlerin listesini oluşturur. Bir yönetici klasör adı, belirli bir ortak klasörün e-posta adresi ve tam ortak klasör ana sayfa MDB yoluyla ilgili bilgi toplayabilir. Bu rapor, Exchange ortamındaki e-posta etkinleştirilmiş ortak klasörlerin ve e-posta adreslerinin listelenmesi ve Exchange Server’lardaki farklı ortak klasörlerdeki boş alan tahsisini optimize etmek ve gelecekteki kapasitelerini planlamak için yararlıdır.
Yineleme, Ortak Klasörlerin erişimini kolaylaştırmada önemli rol oynar. Bu işlem, Ortak klasörlerin farklı Exchange sunucularında yinelenmelerden sorumludur, böylece kullanıcılar sunuculardan birinden ortak klasörlerine kolaylıkla erişim sağlayabilir ve tüm ortak klasörlerin bulunduğu tek bir sunucuya yönelik aşırı trafiği azaltmada yardımcı olabilirler. Bu Ortak Klasör Yineleme raporu, ortak klasör yinelemeyle, yani güncel ortak klasör ismi ve yol/yer, klasör türü, yinelendiği sunucu sayısı ve ortak klasörlerin yinelendiği sunucuyla/sunucularla ilgili kapsamlı bilgi sağlar. Bu rapor, söz konusu sunucu alanını ve trafiğini yönetmek olduğunda yöneticiye bir bakış açısı sağlar. Ortak Klasör Yineleme raporu, Ortak Klasör Boyut raporuyla birlikte, yöneticiye kuruluştaki muhtelif Exchange sunucularının boyutunu, trafiğini ve performansını optimize etmede yardımcı olabilir.
Ortak Klasör Boyut Raporu, adından anlaşılabileceği gibi, tüm Microsoft Exchange Ortak Klasörlerinin toplam boyutuyla ilgili rapor sağlar. Öte yandan bu rapor ayrıca ortak klasör yolu, ileti sayısı ve klasör türüyle ilgili bilgi vermek için ayrıntıya iner. Bu rapor alan optimizasyonu söz konusu olunca muhteşem bir Exchange Management aracıdır. Örneğin klasörlerden biri sıradışı bir boyut artışına işaret ederse bu durum klasörde büyük miktarda önemsiz posta veya zengin medya dosyası olduğuna işaret eder ve yönetici bu alan gaspını ortadan kaldırmak ve yararlı veriler için boş alan yaratmak üzere gerekli adımları atabilir. Bu ortak klasör raporu, yineleme raporuyla birlikte, trafik, boyut ve erişim kolaylığı açısından Microsoft Exchange Ortak Klasörlerinin yönetilmesine yardım eder. Başka neler var? Bu rapor ayrıca verilerin anlaşılmasını kolaylaştırmak ve göreceli referans için grafik formatta sunulur.
Ortak klasör izinlerinin takip edilmesi, Exchange ortamında güvenlik ve uyum için büyük önem taşır. Ortak klasör adları, her bir klasöre erişimi olan yöneticiyi, erişim haklarını ve bu hakların devredilip devredilmediği dâhil olmak üzere tüm ortak klasörler için tüm yönetici izinleri listesini görüntüleyin. Yani yöneticinizin Exchange Servers 2007 ve 2010 sürümlerindeki tüm ortak klasörler üzerindeki denetim seviyesini izleyebilirsiniz.
Ortak klasör adları, tüm istemci izinleri listeleri, bu klasörlere erişimi olan kullanıcılar ve erişim hakları dâhil olmak üzere tüm istemci ortak klasör izinlerini görüntüleyin.
Ortak klasörler, her bir klasörün aldığı ileti sayısı ve ileti boyutu listesi oluşturur. İleti trafiğini izlemeyi kolaylaştırmanın yanı sıra bu rapor ayrıca ileti sayısına göre ilk 10 ortak klasörü grafik olarak gösterir.
İletiye göre kuruluşunuzdaki en fazla ortak klasör kullanan kullanıcıları gösterir. Bu rapor, ortak klasörlere ileti gönderen kullanıcıları, gönderilen ileti sayısını ve iletilerin boyutunu listeler.
Kuruluşunuzdaki ortak klasörlerle ilgili kapsamlı bilgiyi, iletilerin konusuyla birlikte görüntüler. Bu rapor, ortak klasörlerin adı, ortak klasörlere ileti gönderen gönderenlerin e-posta kimlikleri, bu iletilerin her birinin konusu ve iletilerin gönderim tarihleri hakkında bilgi sağlar.
Exchange Reporter Plus'ın ortak klasör raporları, Exchange Yöneticisi için büyük bir nimettir. Bu raporlar, tüm Exchange ortamını tarayarak yöneticinin talep etmesi halinde bunu yöneticiye sağlarlar. Bu raporlar tamamen işlemeye uygun ve doğrudurlar ve yöneticilerin alan, trafik ve performansı takip etmeleri için kullanışlı bir araçtırlar. Bu sayede Ortak Klasör erişimi dengelenecek; sorunsuz ve tehditlerden uzak olacaktır.