Günümüzde kuruluşlar iş dünyasındaki en iyi BT altyapısına sahip olabilir ve performanslarını istenen yüksekliğe çıkabilirler. Ancak uzun vadede performansın sürdürülmesi aslında BT kapasite planlamasının bir fonksiyonudur. BT sektörü son on yıl içinde üstel kaynak genişletme sürecine girdi ve muhtemelen aynı eğilimi takip edecek. Kaynaklar, veri alışverişi için büyük alanlar harcarlar ve bu nedenle, posta kutusu yönetimi BT yöneticileri için önemli bir görev haline gelir.
Kullanıcılar için hangi postaların atılacağına, hangilerinin saklanacağına karar verilmesi ikilem yaratır. Dolayısıyla kuruluşlar, her iletinin varış yerini belirleyen saklama politikaları uygulamaktadır. Yöneticiler, bir Exchange Server posta kutusundaki tüm posta öğeleri için varsayılan saklama politikaları; Gelen Kutusu, Taslaklar, Gönderilmiş Öğeler, Silinen Öğeler ve Önemsiz E-posta gibi varsayılan klasörler için özel politikalar veya kullanıcıların klasörlere veya tekli öğelere uygulayabileceği politikaları oluşturabilirler. Yöneticiler ayrıca bir veya daha fazla saklama etiketini gruplandırmak ve ileti saklama ayarlarını uygulamaya koyarak bunları posta kutularına uygulamak için saklama politikalarını kullanabilirler.
İletilerin geçerlilik süresi, politikaya bağlı saklama etiketlerinde tanımlanan ayarlara göre sona erer. Bu ayarlar, iletilerin arşivlenmesi veya kalıcı olarak silinmesi gibi işlemleri kapsar. ManageEngine Exchange Reporter Plus, bir etki alanındaki posta kutularına uygulanan tüm bu politikaların ayrıntılarını sağlar. Politikaların ne zaman oluşturulduğunu ya da en son ne zaman değiştirildiğini gösterir.
Bir politikaya tıklattığınızda, süresi dolan bir iletinin, geçerlilik süresi kısıtlamasının ve ileti türünün tanınması üzerine oluşan politika ayarları ve sona erme eylemi gibi ayrıntılar görüntülenir.
Bu rapor, bir etki alanındaki her saklama politikasıyla uygulanan posta kutusu sayısının grafiksel gösterimini gösterir. Bu, kullanıcıların farklı türlerine veya hiyerarşisine eklenen saklama etiketlerinin türü hakkında bir fikir verir.
‘Politikalı Posta Kutuları’ posta kutusu gruplarının ve ilgili saklama politikalarının bir listesini gösteren ilgili rapordur. Kullanıcılar listeden herhangi bir saklama politikasını seçebilirler ve rapor o politika ile ilişkili tüm posta kutularını görüntüler.
Exchange Reporter Plus'ın Saklama Politikası Raporları, tüm Exchange server sürümlerini, yani 2003, 2007, 2010 ve 2013 desteklemektedir ve csv, xls, pdf veya html formatlarına taşınabilirlerdir.