Çoğu insan, STK'ların, kâr amacı güden kuruluşların aksine, dijital araç kullanılmasından çok da fazla kazanç sağlayamayacağı görüşündedir. Genellikle kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun yararlanabileceği tek teknolojinin, katılımı ve bağış toplamayı teşvik etme amacıyla sosyal medya olduğu düşünülmektedir. Ancak durum her zaman bölge olmayabilir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar sürekli olarak büyük bir sosyal değişim yaratmak için yürüttükleri çalışmaların etkisini en üst düzeye çıkarmak için dijital dönüşümü bir katalizör olarak kullanmanın yollarını arıyorlar.
Günümüzde kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun başarısı için en önemli iki şey olan etkin bağış toplamayı ve gönüllü katılımını artırmak için kullanıcı deneyimlerini iyileştirmek zorundadır. Daha iyi bir kullanıcı deneyimi ise kuruluş çapında stratejik bir dijital dönüşüm kullanılarak insanları, süreçleri ve teknolojileri bir araya getirerek sağlanır. Mevcut süreçlerin dijital kanallara taşınması ürkütücü görünse de IT'den yararlanılması bu dönüşümü kolaylaştırabilir. ITSM'yi misyonunuzla uyumlu hale getirme, bağışçılar, faydalanıcılar ve gönüllüler için daha zengin bir uçtan uca deneyim sağlayabilir.
ITSM'den yararlanamama, kâr amacı gütmeyen kuruluşların misyon ve hedeflerine öncelik verme ve odaklanma kabiliyetini engelleyebilir. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların IT hizmet masası olmadığında karşılaştıkları engellerden bazıları aşağıda verilmiştir:
Kullanıcılar anahtar hizmetlere ve desteğe erişim sağlayamaz.
STK'ların karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, çalışanların IT şikayetlerini, sorunlarını ve kaygılarını ortaya koymaları için uygun kanalların olmamasıdır. Çok kanallı desteğin olmaması, kullanıcıların anahtar hizmetlere ve bilgiye erişimini engeller. Örneğin, sahada aktif bir gönüllünün alandaki bağışçı listesini kontrol etmek için CRM'ye erişim sağlaması gerekiyorsa bu kişi, daha sonra doğru teknisyen tarafından hızla ele alınarak çözüme kavuşturulan bir istek gönderebilmelidir. Olay ve hizmet talebi biletleri yanıtları geciktiğinde, görevlerin yürütülmesini yavaşlatarak günlük operasyonları etkiler. Kullanıcılara IT hizmet masasına kolay erişim imkânı sağlanmaması yalnızca bir kâr amacı gütmeyen kuruluş için maruz görülemez aksaklıklar yaratmakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşun işleyiş biçiminde yeni iyileştirmeleri de engeller.
İhtiyacı karşılamayan hizmet
Yüksek öncelikli bir bilet yüklendiğinde, mümkün olan en kısa sürede doğru teknisyene atanmalıdır. IT ekibi, önemli biletleri çeşitli kriterlere göre diğerlerinden ayırmak için otomasyona ihtiyaç duyar. Bu da IT ekibinin çevik olmasını ve IT hizmetlerini zamanında sunabilmesini sağlar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, uygun teknisyenin mevcut görevleri yerine getirmek için doğru kaynakları, doğru zamanda sağlamasını temin eden uygun süreçler veya otomatik iş akışları olmadan, bilet maliyetlerini düşürmede ve en önemlisi, hedeflerine ulaşmada güçlük yaşayacaktır.
IT projelerinin stratejik planlamasının olmaması:
Bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun IT ekibi, yaşlanan sistemleri güncelleme, kampanya ve hayır amaçlı bağış toplama etkinlikleri sırasında kuruluşun sitesine yönelen trafiği yönetme ve tüm paydaşlar için günlük IT destek hizmetlerini yönetme gibi çok sayıda önemli proje yürütür. IT ekibi yeni teknolojinin benimsenmesini bile sağlar. Bir proje doğduğunda, IT ekibi planlama aşamasından değerlendirmeye kadar önemli bir rol oynar.
Örneğin bir kâr amacı gütmeyen kuruluş, çalışanlarına yönelik akıllı kart sistemi uygulamaya karar verirse, IT ekibi etkili bir IT çözümü yardımıyla projeyi çok kademeli görevlere ayırmalı, her adımı izleyerek riskleri azaltmalı ve her görev için teslim tarihlerini belirlemelidir. Proje yönetim süreci, IT hizmet yönetimi kabiliyetleriyle birleştirilirse, IT ekibinin çalışmaları sorunsuz hale gelerek başarılı projeler üretebilirler. IT ekibinin oynadığı rolün önemi iyice anlaşılmadan projenin hızla uygulanması, felakete (bu durumda, proje başarısızlığına) davetiyedir.
Sorunları ele almaya yönelik kolaylaştırılmış süreçlerin eksikliği
IT destek ekibi, her başarılı kampanya sırasında, yeni bir yazılım satın alma talebinin durumunu kontrol etme, VPN bağlantı sorunlarını saptama veya web sitelerinin sohbet kutusundaki sorunları giderme gibi önemsiz soruları yanıtlamak ve biletlerle ilgilenmek için çok fazla zaman harcar. Oysa bu süre önemli faaliyetlere harcanabilir. Teknisyenler ve son kullanıcılar tarafından kolayca kullanılabilen yaygın olarak iletilmiş biletlere yönelik konsolide bir çözüm havuzu tutulmaması, kâr amacı gütmeyen kuruluşların değerli zamanlarına mal olur. Bu sorunun ideal çözümü, tekrarlanan olaylar için doğrudan kullanıcılara çözümler sunmak üzere konfigüre edilmiş bir iş akışı veya süreci uygulamaktır. Bu da hem zaman tasarrufu sağlayacak hem de teknisyenlerin verimliliğini artıracaktır.
Hizmet masası faaliyetlerini yönetmenin standartlaştırılmış bir yolunun olmaması
STK'lar dar bütçelerle çalışırlar ve gönüllüler ve çalışanlar tarafından yürütülen çalışmalar kuruluşların ayakta kalabilmesi için büyük önem arz eder. Bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun IT ekibi, yürütülen çalışmayı izleme, teknisyenlerin izinlerini kaydetme ve e-posta veya SMS yoluyla hatırlatma gönderme işlemleri için kullanılabileceği doğru IT aracına sahip olmadığında verimliliği düşebilir. Çalışanlar çeşitli lokasyonlarda çok sayıda proje üzerinde çalışırlar, dolayısıyla IT destek ekibinin uzaktan destek sağlaması gerektiği durumlar la karşı karşıya kalırlar. Uygun bir IT çözümü olmadan, IT ekiplerinin kâr amacı gütmeyen kuruluş için etkili hizmetler sunma kabiliyeti tartışmaya açıktır.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların iş yükü, çok sayıda insan çeşitli nedenlerle yardım ve destek için onlara başvurduğundan yoğundur. Bir kâr amacı gütmeyen kuruluş, kuruluş bünyesindeki yapılandırılmamış süreçler ve kötü yönetişim nedeniyle günlük sorunlarla baş edemez.
Yukarıda ele alınan tüm zorluklar, sağlam bir ITSM aracı yardımıyla aşılabilir. Kelime işlemciler ve elektronik tablolar gibi eski sistemler operasyonel hatalara yol açabilir. Ayrıca bir ITSM aracının ek karmaşa yaratmadan karşılayabileceği basit talepleri karşılamak için geçici çözümlere olan ihtiyacı da arttırırlar.
Kâr amacı gütmeyen STK'lar, bir IT hizmet masası aracını kullanmaya başlayarak organizasyon bilgilerini yönetme, personel ve gönüllülerle iletişimi geliştirme ve idari işleri etkili şekilde gerçekleştirme konusunda kaygılanmak yerine yalnızca misyonlarına ve hedeflerine odaklanabilirler.
ServiceDesk Plus ile daha fazla kişiye, daha iyi hizmet verin.
Gönüllüler, çalışanlar ve diğer paydaşlar için hızlı hizmet sunumu ve desteği sağlayın.
Bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun yardım masası yazılımının kilit rolü, çalışanlar tarafından iletilen olayları ve hizmet taleplerini işleme koyarak çözüme kavuşturmak için iletişim noktası olmak hareket etmektir. ServiceDesk Plus ile, IT destek ekibinizi coğrafi olarak nerede bulunurlarsa bulunsunlar çalışanlar için erişilebilir hale getirebilir ve hızlı destek verdiğinizden emin olabilirsiniz.
- E-posta, telefon görüşmesi veya IT teknisyeni ile yüz yüze görüşme yoluyla biletleri iletmek için çok kanallı destek sunun. Özel e-posta şablonlarına dayalı otomatik bildirimler göndererek son kullanıcılarla daha iyi iletişim kurun.
- Bir hizmet katalogu tasarlayarak kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun sunduğu hizmetlerin listesini sunun. Onayları, hizmet seviyesi anlaşmalarını (SLA'lar) ve çok daha fazlasını konfigüre etmenize imkân veren her tür hizmet talebi için özel şablonlar ve iş akışlarıyla kullanıcı deneyimini yeniden tanımlayın.
- 7x24 desteği etkinleştirin ve kullanıcıların sık sorulan sorulara yanıt bulmalarına ve AI tabanlı sanal aracı Zia ile basit hizmet masası görevlerini gerçekleştirmelerine imkân verin.
- ServiceDesk Plus mobil uygulamasında ses etkileşimli bilet dikte işleminden yararlanın. Biletinizi iletin, teknisyen atayın, bildirimleri tetikleyin ve hareket halindeyken çok daha fazlasını gerçekleştirin.
Faydalanıcılar, bağışçılar ve gönüllüler için tek bir iletişim noktası oluşturun.
ServiceDesk Plus, STK'nızdaki her faaliyet için tek durak olarak hareket eder; ilk destek hattı olarak hizmet vermenin yanı sıra gönüllülerin ve bağışçıların STK'nızla olan ilişkisini destekler. ServiceDesk Plus, ödeme ağ geçidi arızaları ile ilgili bir bilet oluşturmaktan, bir kampanya için hangi IT kaynaklarının kullanılabilir olduğuna dair bilgi istemeye kadar, çalışanların onlara yardımcı olmalarını ve daha hızlı hizmet almalarını sağlar.
- Self-servis portalı ile coğrafi kısıtlamalar olmadan hizmetleri erişilebilir hale getirerek kullanıcıları güçlendirin. Talep sahiplerine otomatik bildirimler aracılığıyla biletlerinin ilerleme durumu hakkında güncel bilgi verin ve portal bünyesindeki teknisyenlerle bağlantı kurmalarını sağlayın.
- Kullanıcıların bilgi tabanından çözümlere erişerek bilgileri bulmalarını ve basit olayları kendi başlarına halletmelerini sağlayın.
- İsteğin önceliğini, öncelik matrisini kullanarak otomatik olarak belirlemek için isteğin etkisini ve aciliyetini ayarlayın. Bir isteğin önceliği, teknisyenlerin biletlere çözüm sunma sırasını tanımlar, bu da büyük hasarları önlemek için öncelikle önemli biletlerin çözülmesini sağlar.
- Bakım nedeniyle kesinti yaşanması gibi konularda self-servis portalında ekibe özel veya organizasyon çapında duyurular yaparak kapıdan gelenleri ve tekrarlanmasını azaltın.
IT proje yönetimiyle hayranlık uyandırıcı sonuçlar elde edin
ServiceDesk Plus, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun IT projeleri üzerinde baştan sona tam kontrol sağlar. IT ekibinizin birden fazla projeyi yürütmesini ve belirlenen hedeflerine maliyet, plan ve kalite parametreleri dahilinde ulaşmaları için ilerleme durumlarını izlemesini sağlayın.
- Büyük projeleri daha küçük kilometre taşlarına bölün. Tamamlanan kilometre taşları, projenin bitmeye ne kadar yakın olduğunu gösterir. Kilometre taşları, projelerin programa uygun ilerlemesini sağlayan ve kimin, hangi işi, ne zaman ve ne kadar süreyle gerçekleştirdiğine dair net resmi veren bir iş akışı sağlar.
- Gantt grafiklerini kullanarak bir projenin ilgili görevlerinin ilerleme durumunu takip edin. Renk kodlu Gantt grafikleri, projenin doğru yönde ilerleyip ilerlemediğini takip ederek buna göre karar almanızı sağlar.
- Benzer görevleri gruplayın ve görev ilişkileri kurmak için ana veya bağımlı görevler oluşturun. Böylece kaynak kullanımı optimize edilir ve projenin zahmetsizce organize edilmesine yardımcı olunur.
- Birden fazla projeyi izleyin ve eğilimleri, projeye genel bakış haritası ve proje gösterge panolarıyla tek bir konsoldan analiz edin. Tüm projenin büyük ve net resmine ulaşın, riskleri ortadan kaldırın ve istenen sonuca ulaşma olasılığınızı artırın.
En iyi ITSM uygulamalarını benimseyerek verimliliği artırın
ServiceDesk Plus’ın tam istifli ITSM paketiyle en iyi uygulama IT hizmet yönetimini uygulamaya koyun. Bir biletin tüm yaşam döngüsünü olay yönetimiyle yönetin, CMDB ile herhangi bir kesintinin iş etkisini analiz etmek için CI’lar arasında görsel ilişkiler kurun ve çok daha fazlasını yapın. ServiceDesk Plus'ın ITSM kabiliyetleriyle kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun IT hizmetleri için yüksek kullanılabilirlik sağlayın.
- Olay, değişiklik, sorun, varlık ve proje yönetimi gibi birden fazla ITSM sürecinin birlikte çalışmasını sağlayın. ServiceDesk Plus sayesinde kâr amacı gütmeyen yardım masası özniteliklerini ve süreçlerini, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun hedeflerine ulaşmak için sorunsuz şekilde konfigüre edebilirsiniz.
- Kanıtlanmış en iyi ITSM uygulamalarını, ServiceDesk Plus'ın yerel Kurumsal Hizmet Yönetimi (ESM) kabiliyetleriyle tesisler, İK ve hukuk gibi diğer departmanlara genişletin.
- Hizmetlere rol tabanlı erişim oluşturmanızı sağlayan ITSM çerçevesi yardımıyla verilerinizi güvende tutun. Hizmetlere erişim sağlamak veya hizmet vermek için çok aşamalı bir onay süreciyle süreci hatasız hale getirin.
- Örneğin yüksek öncelikli bir biletin kapatılmasının ardından, kullanıcıların belirli bir etkinlikten hemen sonra katılabilecekleri anketler planlayın. Anketler, son kullanıcı geri bildirimlerinin toplanmasına ve hizmet sunumunuzun iyileştirilmesine yardımcı olur. Bu anketler bazında oluşturulan raporlar pek çok fikir vermektedir.
Rutin faaliyetleri otomatik hale getirerek operasyonlarınızı optimize edin.
Kâr amacı gütmeyen kuruluşların her zaman daha fazla gönüllüye ihtiyacı vardır. Değerli iş gücü, bir teknisyene bileti işleme alması için bildirimde bulunulması veya istekleri kategorize etmesi gibi manüel IT hizmet masası görevlerini yerine getirmesi amacıyla kullanılmamalıdır. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların yardım masası faaliyetlerinin otomatik hale getirilmesi, IT ekibinizin kâr amacı gütmeyen kuruluşlarınızın kaynaklarını daha iyi kullanmasına, aynı sorunlar için tekrar emek sarf edilmesini önlemeye ve yardıma ihtiyaç duyanlara yardım etmek için daha fazla zaman ayrılmasına imkân verir.
- Bilet atama veya alanları güncelleme gibi özel eylemleri gerçekleştirmek için belirli bilet kriterlerine dayalı otomasyon kuralları oluşturun.
- Hizmet sağlayıcı ve istek sahibi arasındaki sözleşmelerle mutabık kalınan SLA’ları konfigüre ederek sonuçları vaktinde sağlayın. Yanıt süresi SLA’ları oluşturarak ve yanıt süresinin ihlal edildiği durumlar için uygun yükseltmeleri tanımlayarak vaktinde çözüm sağlayın.
- İstek Yaşam Döngüsüyle biletler için özel bir yaşam döngüsü oluşturarak süreç etkinliğini artırın. Hizmet sunumuna yönelik net bir iş akışı oluşturulması, hataları ortadan kaldırır ve çözüm süresini azaltır.
ServiceDesk Plus’ın STK’nıza daha iyi IT hizmetleri sunma konusunda nasıl yardımcı olabileceğini görün.
Verdiğiniz tüm hizmetleri tek bir portalda görüntüleyin
ServiceDesk Plus ESM ile, kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun hizmet sunumunu tek bir platformdan çeşitli işlevlerle yönetmesine imkân verin. ESM, IT ekibinizin olayları yönetmek ve ihtiyaçlarınızı karşılamak için iş akışlarını otomatik hale getirmek üzere kanıtlanmış en iyi ITSM uygulamalarını kullanarak hizmet sunumunu kolaylaştırmasını sağlar.
- ServiceDesk Plus’ın ESM kabiliyetlerini kullanarak tüm hizmet yönetimi ihtiyaçlarınız için merkezi bir istek portalı oluşturun.
- Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuzun her işlevi için anında benzersiz bir hizmet masası sağlayın; her biri kendi yerleşik kataloguna ve şablonlarına sahip bağışçı, gönüllü ve çalışan yardım masası örnekleri oluşturun.
- Kullanıcıların erişimini yönetin, hizmet iş akışlarını otomatik hale getirin ve benzersiz hizmet masası örnekleriyle kuruluşunuzun tüm departmanlarında ITSM kabiliyetlerini uygulayın.
ServiceDesk Plus ile, ADManager Plus gibi diğer uygulamalarla entegre edilebilir olma seçeneğini seviyorum. ServiceDesk Plus ve diğer ManageEngine uygulamalarını, hepsi bir arada bir çözüm arayışında olan diğer teknisyenlere çoktan önerdim.
