Microsoft sorgt dafür, dass die Services von Microsoft 365 (vormals Office 365) verfügbar bleiben, doch die Sicherung der Daten liegt weiterhin in Ihrer Verantwortung. In diesem Artikel erläutern wir, warum Sie eine Sicherungslösung für Office-365-Postfächer benötigen, welche nativen Methoden Microsoft für die Datensicherung bereitstellt, welche Nachteile diese haben und wie Sie Ihre Postfächer besser schützen können.
Die Uptime von Microsoft 365 beträgt ganze 99,9 %. Außerdem kommt setzt der Service auf Geo-Redundanzen. Dabei werden Exchange-Online-Daten in mehreren Datenbanken in geographisch verteilten Microsoft-Datenzentren repliziert, um die Daten selbst bei großflächigen Infrastrukturausfällen wiederherstellen zu können.
Außerdem bietet Microsoft 365 einen Papierkorb, in dem Nutzer gelöschte Postfachelemente wiederherstellen können, ohne dass ein Administrator eingreifen muss. Auch nach dem Leeren des Papierkorbs können Administratoren den Nutzern noch helfen, diese Elemente wiederherzustellen.
Doch diese von Microsoft bereitgestellten Maßnahmen sind aus den folgenden Gründen kein gültiger Ersatz für Sicherungen:
Nur mit einer Lösung für Sicherung und Wiederherstellung können Sie alle diese Nachteile überwinden.
Eine leistungsstarke Lösung für die Sicherung und Wiederherstellung von Office 365 schützt Sie gegen die folgenden Probleme:
Ransomware: Ransomware für Dateien sind eine weithin bekannte Bedrohung, aber gegen Ransomware-Angriffe auf E-Mails schützen sich die meisten Organisationen nicht. Geo-Redundanzen und der Papierkorb helfen Ihnen nicht, Daten nach einem Ransomware-Angriff wiederherzustellen – durch eine Sicherungs- und Wiederherstellungslösung können Sie sich von solche einem Schlag aber schnell erholen, ohne Lösegeld bezahlen zu müssen.
Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Daten Ihres Unternehmens zu sichern, weshalb Sie E-Mail-Daten schützen und für den Fall der Fälle auch eine Sicherung aufbewahren sollten.
Wir haben erläutert, warum Office-365-Daten Sie mit einer spezialisierten Sicherungslösung schützen müssen. Sehen wir uns nun an, durch welche Faktoren sich eine gute Sicherungslösung für Ihre Organisation auszeichnet.
Auch wenn alle Daten wertvoll sind, haben nicht alle den gleichen Wert. Einige Daten sind für die Funktionsweise Ihrer Organisation von zentraler Bedeutung, andere Daten vielleicht seltener benötigt. Sie müssen Ihre Daten danach klassifizieren, wie kritisch sie sind, und entscheiden, den Verlust wie vieler Daten Sie sich bei einer Katastrophe leisten können. Die sog. RPOs (Ziele für Wiederherstellungspunkte, von Recovery Point Objectives) geben an, wie viele Daten Ihre Organisation nach einer Katastrophe verlieren kann, ohne dass es zu erheblichen Verlusten kommt.
Nachdem Sie die Daten abhängig von ihrer Bedeutung klassifiziert haben, sollten Sie sich ansehen, ob Ihre Sicherungslösung automatisierte Backups in einer Frequenz ermöglicht, die Ihren RPOs entspricht.
RTOs (Ziele für Wiederherstellungszeiten, von Recovery Time Objectives) stehen hingegen für die maximale Dauer der Ausfallzeiten, die Ihr Unternehmen in Kauf nehmen kann, ohne dass Umsatz oder Glaubwürdigkeit darunter leiden. Ein RTO von einer Stunde bedeutet, dass Ihre Wiederherstellungslösung nach einer Störung die Daten innerhalb von nur einer Stunde wiederherstellen können muss.
Nachdem Sie das RTO für Ihre Organisation bestimmt haben, sollten Sie also darauf achten, dass die ausgewählte Sicherungslösung alle nötigen Daten in diesem Zeitrahmen wiederherstellen kann.
Die 3-2-1-Sicherungsregel ist eine grundlegende Faustregel zum Sichern von Daten oder Anwendungen. Sie besagt im Grunde, dass Sie mindestens drei Kopien der Daten verwahren sollten, von denen zwei sich auf verschiedenen Datenträgern befinden, und wobei sich eine Kopie nicht auf dem Firmengelände befinden darf.
Für gewöhnlich handelt es sich bei einer der drei Kopien um Ihre Live-Umgebung, und ihre Sicherungskopien sind die anderen beiden. Es empfiehlt sich, die beiden Sicherungskopien auf verschiedenen Arten von Speichermedien anzulegen. Verschiedene Speichermedien – wie SSDs, Sicherungen auf Band, portable Speichergeräte, Cloud-Sicherungen usw. – haben den Vorteil, dass stets eine Sicherungsversion zur Verfügung steht, selbst wenn ein Speichermedium korrumpiert wird.
Achten Sie außerdem darauf, eine Sicherungskopie an einem Ort fern des Firmengeländes aufzubewahren. Wenn alle Ihre Sicherungskopien am gleichen Ort aufbewahrt werden, dann verlieren Sie durch unvermeidliche Umstände (wie Naturkatastrophen) oder durch böswillige Attacken (wie Ransomware-Angriffe), die sich auf alle Daten auswirken, ggf. alle Ihre Daten auf einmal. Durch die weitreichende Verfügbarkeit von cloudbasierten Speicherlösungen wie Azure und Amazon Web Services (AWS) bietet sich die Cloud optimal als Speicherort abseits des Firmengeländes an.
Katastrophen können jederzeit auftreten, weshalb Sie in jedem Moment bereit sein sollten, Ihrer Office-365-Postfächer wiederherzustellen. Aus diesem Grund müssen Sie sich für eine Sicherungslösung entscheiden, die inkrementelle Sicherungen in kurzen Abständen ermöglicht. Bei inkrementellen Sicherungen werden nur die seit dem letzten Backup-Zyklus vorgenommenen Änderungen gesichert, weshalb der Vorgang zügig abgeschlossen ist.
Eine gute Sicherungs- und Wiederherstellungslösung muss Sie außerdem in die Lage versetzen, feinkörnig nur einzelne Elemente Ihrer Postfächer wiederherzustellen, anstatt ein ganzes Postfach von Daten wiederherzustellen, um an einzelne Elemente zu gelangen.
Wenn Sie Backups mit einer unsicheren Methode speichern, kann dies zu Datendiebstahl und Konformitätsverstößen führen. Ihre Sicherungslösung muss also unbedingt die Möglichkeit bieten, Daten bei der Übertragung zu sichern und Backups zu verschlüsseln.
ManageEngine RecoveryManager Plus ist ein Sicherungstool für Office-365-Postfächer, dass alle diese Kriterien erfüllt.
Sichern aller Postfachelemente: Sichern Sie E-Mails, Anhänge, Kontakte, Aufgaben, Gruppenpostfächer, und archivieren Sie Postfächer und Kalendereinträge.
Automatische inkrementelle Sicherungen: Sichern Sie lediglich Änderungen, die seit der letzten Sicherung an Postfächern und Sites vorgenommen wurden.
Mehrfache Speicherung von Sicherungen: Speichern Sie die Sicherungen von Office-365-Postfächern bei Ihnen vor Ort oder im Azure-Blob-Speicher und in Azure-Dateifreigaben.
Aufbewahrungszeitraum: Definieren Sie einen Zeitraum zur Aufbewahrung Ihrer Sicherungen und lassen Sie veraltete Sicherungen automatisch entfernen.
Wiederherstellung auf Elementebene: Stellen Sie einzelne Postfachelemente aus Sicherungen wieder her, wie individuelle E-Mails oder Kontakte.
Wiederherstellung auf Postfachebene: Stellen Sie mit wenigen Klicks ganze Postfächer aus Ihren Sicherungen wieder her.
Mehrere Wiederherstellungsmodi: Stellen Sie Postfach-Elemente im gleichen Postfach wieder her, in einem anderen Postfach auf dem gleichen Mandanten, in einem Postfach eines anderen Exchange-Online-Mandanten, oder sogar in einem Postfach in Ihrer Vor-Ort-Version von Exchange.
Erweiterte Suchfilter: Verwenden Sie erweiterte Filter, um über mehrere Sicherungen hinweg nach bestimmten Elementen in einem Postfach zu suchen.
Wiederherstellungsvorschau: Prüfen Sie Inhalte, Anhänge und E-Mail aus Sicherungen, bevor Sie diese wiederherstellen.
Zusätzlich zu allen diesen Vorteilen können Sie mit RecoveryManager Plus auch Daten aus anderen Office-365-Services wiederherstellen, z. B. aus Sites von SharePoint Online und OneDrive for Business, und aus Vor-Ort-Umgebungen von Exchange. Das Produkt ist also das einzige Tool, dass Sie für alle Ihre Anforderungen rund um Sicherung und Wiederherstellung benötigen.