A tecnologia está ocupando o centro da educação à medida que mais escolas veem os benefícios de usar a tecnologia para transmitir melhor o conhecimento e coletar informações acionáveis que podem ser usadas para melhorar seus modelos de ensino. As escolas K-12 não são exceções.
Embora a mudança dos distritos escolares para ecossistemas digitais leve a uma boa instrução em sala de aula, isso também significa que há mais computadores, senhas, contas e aplicativos que precisam ser gerenciados. Os departamentos de TI das escolas K-12 já estão trabalhando com um orçamento apertado e simplesmente não estão equipados para gerenciar os requisitos dos distritos escolares com ferramentas herdadas e pequenas equipes. Esses obstáculos tecnológicos estão entre o objetivo principal de uma escola de fornecer educação de qualidade.
Aqui estão alguns dos maiores obstáculos que impedem as equipes de TI dos distritos escolares de atender às demandas de TI dos usuários:
Grupos de usuários diversificados
As escolas K-12 atendem a muitos estudantes, funcionários, pais e ex-estudantes. Todos esses grupos de usuários têm diferentes requisitos e diferentes proezas tecnológicas. Uma abordagem única não é suficiente, pois falha em fornecer a todos os grupos de usuários um nível semelhante de satisfação.
Informações em silos
As escolas K-12 têm departamentos diferentes e vários tipos de informações, portanto, os dados em silos são inevitáveis. Reunir todas essas informações para obter uma visão clara de toda a TI da escola é importante, mas os dados em silos dificultam a obtenção de todas as informações cruciais em um só lugar.
Orçamentos apertados
A maioria dos distritos escolares opera com um orçamento pequeno. Isso geralmente leva o departamento de TI a obter recursos insuficientes e ter que se contentar com uma pequena equipe de help desk que se esforça para atender às necessidades de TI de toda a escola.
Diversidade geográfica
Os distritos escolares K-12 podem se estender por centenas de quilômetros, tornando difícil para as equipes de TI acompanhar os estudantes e ativos e apoiá- los suficientemente. Monitorar e dar suporte a estações de trabalho em diferentes salas de aula espalhadas pelo campus também é um desafio para pequenas equipes de help desk de TI.
Inúmeros ativos diversificados
Desktops, laptops, servidores, aplicações e contas são apenas alguns dos tipos de ativos para os quais um distrito escolar precisa oferecer suporte. Manter o controle de todos esses ativos e gerenciá-los é um desafio para qualquer help desk. A falta de gerenciamento de ativos suficiente pode afetar a capacidade da escola de instruir os estudantes.
IU lamentável desencorajando os usuários a adotar o portal de TI
Estudantes e funcionários estão mais experientes em tecnologia do que nunca, e uma boa experiência do usuário é vital para melhorar a adoção do help desk. Uma IU ruim desencorajará os usuários a usar o help desk para relatar problemas e obter o suporte necessário.
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Com o ServiceDesk Plus, funcionários e estudantes podem interagir com o help desk e acessar serviços, anúncios, informações e muito mais em um só lugar.
- Atenda a uma base de usuários diversificada, composta por funcionários, estudantes, pais e ex-estudantes, com o portal de autoatendimento. Gerencie os serviços, anúncios e informações disponíveis para cada grupo de usuários.
- Faça anúncios em todo o distrito ou específicos da escola no portal de autoatendimento sobre informações valiosas, como tempo de inatividade devido à manutenção.
- Gerencie todas as ofertas de serviços com um catálogo de serviços personalizável que permite acesso baseado na função aos serviços.
- Dê aos usuários o poder de resolver seus problemas de TI com os artigos da base de conhecimento que fornecem soluções de autoajuda para problemas comuns, como redefinições de senha ou como usar vários serviços para estudantes. Mantenha bases de conhecimento separadas para técnicos e usuários.
Construa um help desk que se alinhe com os objetivos do seu distrito
Construa um help desk que esteja alinhado com os objetivos do seu distrito. O ServiceDesk Plus é um software de help desk intuitivo que pode ser configurado dentro de alguns dias a algumas semanas, dependendo da complexidade da infraestrutura da sua escola. Módulos de gerenciamento de serviços de TI completamente personalizáveis e prontos para uso permitem que as escolas personalizem o help desk para atender aos objetivos estratégicos.
- Implante o ServiceDesk Plus como uma solução no local ou na nuvem com base nas políticas e requisitos do seu distrito escolar.
- Simplifique os esforços da prestação de serviços com fluxos de trabalho personalizáveis que garantem que os mais altos padrões sejam atendidos.
- Crie modelos exclusivos de incidentes e solicitações de serviço para coletar apenas as informações relevantes de estudantes e funcionários, garantindo que seu help desk siga os padrões de privacidade.
Mova recursos para iniciativas estratégicas de TI.
Liberte os técnicos de tarefas repetitivas e permita que eles concentrem sua atenção em tarefas mais importantes.
- Automatize várias ações de help desk, como atribuição de tickets, notificações, encerramento de tickets e ações baseadas em condições para acelerar a resolução de tickets.
- Adote uma abordagem de shift left com Zia, a agente virtual do ServiceDesk Plus que pode realizar muitas tarefas de help desk e lidar com tarefas simples. A Zia ajuda a melhorar a produtividade de equipes de help desk menores liberando os técnicos dos tickets L1.
Implemente atualizações de TI sem complicações.
Mantenha a TI de sua escola atualizada com atualizações bem planejadas e substitua ou altere facilmente várias partes de sua infraestrutura de TI para garantir que os estudantes não sejam afetados por infraestruturas não confiáveis e desatualizadas.
- Atualize sua infraestrutura de TI para atender aos objetivos sem afetar o restante da escola usando mudanças bem planejadas para minimizar os riscos e documentar claramente as mudanças na infraestrutura.
- Acompanhe implementações de longo prazo e em larga escala com o gerenciamento de projetos. Associe várias mudanças a projetos e gerencie todas as mudanças em um só lugar, dando ao help desk uma visão geral da implementação.
- Implemente atualizações de TI mais rapidamente com o gerenciamento da versão para garantir melhor governança e controle.
Gerencie todos os ativos de propriedade da escola e dos estudantes sob o mesmo teto.
O ServiceDesk Plus ajuda a gerenciar toda a amplitude de ativos que estão sob a jurisdição da sua escola em um só lugar, facilitando o acompanhamento dos ativos e de sua integridade.
- Descubra todos os ativos e garanta que eles sejam registrados, aproveitando vários métodos de escaneamento, desde o escaneamento baseado em agente e varreduras na rede até o escaneamento de código de barras.
- Rastreie e gerencie todos os ativos de hardware espalhados pelos campi escolares em seu distrito, incluindo ativos que não sejam de TI. Facilite a auditoria com uma visão rápida de todo o ciclo de vida de ativos.
- Fique por dentro de todos os softwares da sua escola escaneando e gerenciando aplicações em um só lugar. Capacidades de gerenciamento de licença e medição de software com alertas de tomada de iniciativa lembram o help desk para renovar as licenças, ajudando sua escola a manter a conformidade.
- Mapeie a relação entre os itens de configuração (CIs) e as informações críticas, como os incidentes associados a um CI, para gerenciar com eficácia a integridade da infraestrutura de TI de sua escola.
- Responda e resolva problemas em tempo real, não importa onde o ativo esteja no campus, com o controle remoto.
Promova uma experiência de usuário positiva para estudantes e funcionários para melhorar a adoção do help desk.
Use as personalizações do ServiceDesk Plus para criar uma experiência de usuário positiva. Incentive a adoção do help desk com um design elegante e domínios reconhecíveis.
- Crie domínios exclusivos e reconhecíveis, e configure o portal de autoatendimento com temas personalizados, widgets e muito mais para melhorar a experiência do usuário.
- Personalize a aparência do seu portal de autoatendimento de TI com o logotipo do seu distrito e a estética do design.
- Leve o help desk para o smartphone do usuário com a aplicação móvel do ServiceDesk Plus. Permita que funcionários e estudantes relatem e rastreiem problemas da aplicação e habilite o help desk para dar suporte aos usuários em trânsito.
Tome decisões estratégicas e informadas com relatórios avançados.
módulo de relatórios integrados do ServiceDesk Plus ajuda as escolas a medir o desempenho de seu help desk. Relatórios consistentes ajudam a identificar problemas recorrentes e reduzir proativamente o tempo de inatividade que pode interromper as aulas.
- Meça o desempenho do help desk da sua escola com relatórios personalizados e obtenha métricas de help desk específicas, como o número de tickets resolvidos, o número de tickets que violaram SLAs e o tempo médio necessário para resolver os tickets.
- Identifique escolas ou departamentos que enfrentam mais problemas em todo o distrito e mova recursos para maximizar a eficiência.
- Tome decisões baseadas em dados medindo os principais indicadores de desempenho para melhorar continuamente a infraestrutura de TI da sua escola. Identifique ativos problemáticos acompanhando o número de tickets criados para cada ativo e atualize-os.
- Fique por dentro das tendências de TI da sua escola com painéis gráficos que podem ser personalizados para atender a necessidades específicas. Veja informações valiosas, como o número de tickets abertos, tickets não atribuídos e tickets próximos da violação de SLA, em tempo real.
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Para mim, o recurso de destaque foram os relatórios. São muito robustos e muito flexíveis.
Saiba como o Departamento de Educação de Ohio conseguiu otimizar seu processo de gerenciamento de serviços de TI.
Prêmios e reconhecimentos
